(소상공인시장진흥공단) 행정정보공동이용 업무처리기준
[시행 2017.10.23.] [소상공인시장진흥공단규정 , 2017.10.23., 일부개정]
소상공인시장진흥공단 기획조정실, 042-363-7694
제1장 총칙
제1조(목적) 이 기준은 「전자정부법」및 동법 시행령에 따라 소상공인시장진흥공단(이하 "공단")이 공동이용 대상 행정정보를 이용하는 데 필요한 세부사항을 정함을 목적으로 한다.
제2조(정의) 이 기준에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. "공동이용 대상 행정정보"란 행정정보 보유기관이 직무상 작성·취득하여 보유·관리하고 있는 부호·문자·음성·음향·영상 등의 전자적 자료 중 행정자치부장관이 고시하고 공동이용센터와 공단이 협약으로 정한 행정정보를 말한다.
2. "행정정보공동이용센터(이하 "이용센터"라 한다)"란 행정정보의 보존·관리 및 공동이용 등의 업무를 수행하기 위해 행정자치부장관 소속으로 설립된 조직을 말한다.
3. "행정정보공동이용시스템(이하 "이용시스템"이라 한다)"이란 행정정보의 공동이용을 위하여 이용센터가 구축 및 운영하는 정보시스템을 말한다.
4. "행정정보 공동이용"이란 이용시스템 등을 통하여 공단이 공동이용 대상 행정정보를 조회하고 전송받는 것을 말한다.
5. "행정정보주체(이하 "정보주체"라 한다)"란 공동이용 대상 행정정보에 의하여 식별되는 자를 말한다.
6. "행정전자서명(GPKI) 인증서(이하 "인증서"라 한다)"란 이용시스템에 접속하기 위하여 행정전자서명 인증관리센터로부터 발급 받은 인증서를 말한다.
제3조(공동이용 사무 및 대상) ① 공단이 이용센터를 통하여 처리할 수 있는 공동이용 사무는 민원인이 공단에 제출하여야 하는 증빙서류, 신청 내용의 사실조사에 필요한 서류 등의 열람 및 출력 등의 사무로 한다.
② 민원사무의 행정정보 공동이용은 제13조에 따라 정보주체가 사전에 동의한 업무에만 사용하여야 하고, 그 외의 목적으로는 활용해서는 아니된다.
③ 내부사무의 행정정보 공동이용은 해당 법령에 따라 이용 목적에 맞게 사용하여야 하며, 목적 외로 활용해서는 아니 된다.
제2장 권한관리 체계
제4조(공동이용관리자) ① 공단은 행정정보 공동이용에 관한 업무를 총괄하기 위하여 기획관리 주무부서장을 공동이용관리자로 지정하여 이를 이용센터에 통보하여야 한다.
② 공동이용관리자의 역할은 다음 각 호와 같으며 각 부서에 분장하여 수행한다.
1. (운영담당부서)분임공동이용관리자의 지정 및 변경
2. (운영담당부서)공단의 조직·사용자정보 및 접근권한에 대한 이용시스템 상의 등록, 승인 및 변경과 이용자 교육
3. (감사담당부서)이용시스템의 이용내역에 대한 모니터링 등으로 공동이용 대상 행정정보 오·남용 예방
4. (기획담당부서)공동이용 대상 행정정보의 오·남용 및 개인정보 침해사고 발생의 경우 이용센터 통보
5. (기획담당부서)그 밖에 행정정보 공동이용을 위한 부수 업무
③ 제2항 각 호의 역할을 분장 받는 부서는 그 처리결과를 공동이용관리자에게 보고한다.
제5조(분임공동이용관리자) ① 공동이용관리자는 행정정보 공동이용에 관한 업무를 관련 부서, 팀 및 센터에서 효율적으로 수행하기 위해 해당 부서장, 팀장 및 센터장을 분임공동이용관리자로 지정하여 운영한다.
② 분임공동이용관리자의 역할은 다음 각 호와 같다.
1. 업무처리담당자의 지정 및 변경
2. 업무처리담당자의 공동이용 대상 행정정보 접근권한 관리
3. 관할 팀 및 센터의 행정정보 공동이용과 관련된 개인정보의 보호
4. 행정정보 공동이용 실태의 주기적 점검
제6조(업무처리담당자) 업무처리담당자란 관련 부서, 팀 및 센터에서 행정정보 공동이용을 통하여 담당 사무를 처리하는 자를 말하며 그 역할은 다음 각 호와 같다.
1. 행정정보의 열람업무 등 수행
2. 행정정보 열람현황 기록·관리
3. 행정정보 열람현황 등 공동이용관리자 또는 분임공동이용관리자의 요구자료 제출
제7조(다자열람권한) 공동이용관리자 및 분임공동이용관리자는 이용 사무의 처리를 위하여 필요한 경우 업무처리담당자를 지휘·감독 또는 협조하는 관계에 있는 사람에게 행정정보 공동이용 내역의 열람 권한을 부여할 수 있다.
제3장 행정정보 공동이용
제8조(공동이용 대상 행정정보) 공동이용 대상 행정정보의 종류 및 이용범위는 <별표>의 "공동이용 대상 행정정보"에 한하며, 이를 변경하고자 할 때에는 이용센터 및 행정정보 보유기관의 승인을 받아야 한다.
제9조(사용자 등록·변경 및 인증서 발급) ① 분임공동이용관리자는 본인과 업무처리담당자의 사용자 등록·변경 및 인증서 발급 신청시 [별지 1호] 또는 [별지 2호] "행정전자서명신청서"를 작성하여 운영담당부서장에게 송부한다.
② 운영담당부서장은 이용시스템의 사용자 등록·변경 및 인증서 발급을 위해 "행정전자서명신청서"를 취합하여 이를 이용센터에 송부한 후, 공동이용관리자·분임공동이용관리자·업무처리담당자 및 다자열람권한을 부여받은 자를 이용시스템에 사용자로 등록·변경한다.
③ 사용자 등록을 신청한 자는 등록완료 안내메일을 수신한 후, 인증관리센터(www.gpki.go.kr)에 접속하여 인증서를 발급받고 제24조에 따라 관리한다.
제10조(권한관리 체계의 변경) ① 조직개편, 인사이동, 업무분장의 변경 등으로 업무처리담당자 등에 변동이 있는 경우 분임공동이용관리자는 운영담당부서장에 이용시스템의 권한변경을 요청하여야 한다.
② 운영담당부서장은 조직개편, 인사이동, 업무분장의 변경 등으로 업무처리담당자 등에 변동이 있는 경우 그 변동내역을 공동이용시스템 등록하는 등의 권한관리를 지체없이 시행하여 업무처리에 공백이 없도록 하여야 한다.
③ 운영담당부서장은 제25조에 따른 금지사항을 위반한 업무수행자에 대하여 직권으로 접근권한을 회수·조정할 수 있다.
제11조(접근권한) 사용자 등록을 마친 자는 [별지 3호] "행정정보공동이용 접근권한 신청서"(전자문서 포함)와 [별지 4호] "행정정보공동이용 서약서"를 작성하여 운영담당부서장에게 송부하고 이용시스템에서 승인을 받는다.
제12조(이용방식) 행정정보 공동이용은 접근권한이 있는 자의 컴퓨터 화면을 통하여 열람하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 공단의 공동이용사무 특성별 권한에 따라 출력할 수 있다.
제13조(사전동의) ① 행정정보 공동이용을 위해서는 정보주체로부터 사전동의를 얻어야 한다.
② 행정정보 공동이용은 정보주체로부터 제1항의 사전동의를 받은 경우에 한한다. 다만, 전자정부법 제42조 제2항 및 제3항에 해당하는 경우에는 정보주체의 사전동의 없이 이용 할 수 있다. 이 경우에도 공동이용의 목적, 공동이용 대상 행정정보 및 이용범위, 공동이용 대상 이용기관의 명칭을 정보주체가 알 수 있도록 하여야 한다.
제14조(자료의 보관 및 폐기) ① 업무처리담당자는 행정정보를 공동이용 하는 경우 본 조에 따른 사전동의 서류 및 공동이용 대상 행정정보 자료는 각 이용사무별 업무처리 방법에 따라 보관한다.
② 업무처리담당자는 처리목적이 달성되거나 보유기간이 경과한 공동이용 대상 행정정보를 파기하여야 한다.
제15조(열람기간 및 횟수) 업무처리담당자는 정해진 열람기간 및 열람횟수 내에 업무가 완료되지 않을 경우 이용시스템에서 연장 신청하여 업무 처리할 수 있다.
제16조(증적열람) 공단은 공동이용 대상 행정정보의 이용자 및 이용내역 등을 확인하기 위하여 증적관리시스템에 보존된 관련 자료의 열람을 이용센터에 요청할 수 있다.
제17조(이용 수수료) 행정정보 공동이용에 따른 수수료는 정보주체로부터 징수하되 정보주체의 이체 비용 등을 고려하여 필요한 경우 공단이 부담할 수 있다.
제18조(정보주체의 열람청구) ① 공동이용관리자 등은 정보주체로부터 행정정보 공동이용 내역에 대한 열람청구를 받았을 때에는 정당한 사유가 없는 한 10일 이내에 정보주체에게 해당 내역을 통보하여야 한다. 이 경우 10일 이내에 통보할 수 없는 정당한 사유가 있을 때에는 그 사유를 정해진 기간 내에 정보주체에게 알리고 그 사유가 소멸하였을 때에 지체없이 통보하여야 한다.
② 법 제43조에 따라 공동이용센터로부터 열람청구를 통보받은 경우 공동이용관리자 등은 공동이용센터에 10일 이내에 통보할 수 없는 사유가 있는지 여부 등 필요한 사항을 통보하여야 한다.
제4장 보안 및 개인정보보호 등
제19조(보안사고 대응) 공동이용관리자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 보안사고가 발생한 경우 이를 공동이용센터에 통보하여야 한다.
1. 제25조에 따른 금지행위가 발생한 경우
2. 전자정부법 제39조제2항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생한 경우
제20조(공동이용 기록 등의 관리) 업무처리담당자는 행정정보를 공동이용 하는 경우 제13조에 따른 사전동의 관련 자료를 해당 행정정보 보존기간까지 관리하여야 하며, [별지 제5호]에 따른 행정정보 열람현황을 작성·관리하여야 한다.
제21조(개인정보의 보호) 공단은 행정정보 공동이용과 관련한 개인정보의 보호를 위하여 정보관리담당부서장과 분임공동이용관리자를 책임자로 운영하며, 그 업무는 「개인정보보호지침」에 따른다.
제22조(점검 및 관리) ① 감사담당부서장은 주기적으로 열람권한 및 정보열람 통계 등을 조회하고 공동이용 대상 행정정보 오·남용에 대해 매분기 1회 이상 점검 및 관리한다.
② 업무처리담당자는 매월 초 본인의 전월 열람 내역이 기록된 [별지 5호] "행정정보 열람현황" 또는 이용시스템 내의 "정보이용현황"을 출력하여 분임공동이용관리자의 결재를 받고 보관한다.
제23조(인증서의 이용제한) 공동이용관리자와 분임공동이용관리자는 다음 각 호의 인증서가 이용되지 않도록 하여야 한다.
1. 폐지되거나 효력이 정지된 인증서
2. 행정전자서명생성키가 분실·도난·유출 또는 훼손된 인증서
제24조(인증서의 관리 및 폐지) ① 인증서는 타인에게 양도할 수 없으며, 비밀번호 등이 노출되지 않도록 하여야 한다.
② 인증서는 다음 각 호에 따라 철저히 관리되어야 한다.
1. 수령 즉시, 개인별 업무용 PC의 하드디스크에 인증서 저장(이동식 불가)
2. 주기적 인증서의 비밀번호(영문·숫자를 혼합하여 8자리 이상) 변경
3. PC를 교체할 경우, 기존 PC에 설치된 인증서 삭제
4. 도난, 분실 또는 도용되지 않도록 인증서 및 비밀번호 관리 철저
③ 분임공동이용관리자는 [별지 6호] "인증서관리대장"에 인증서 반·출입 여부를 관리(반입, 반출, 인증서 개수 등을 기재)한다.
④ 퇴사 등에 따른 사용자 해제의 경우에는 [별지 1] "행정전자서명신청서"를 작성하여 운영담당부서장에게 제출하고, 운영담당부서장은 이를 이용센터에 송부하여 인증서의 폐지를 요청한다.
제25조(행정정보 공동이용 시 금지사항) 공동이용 대상 행정정보 사용자는 정보주체의 보호 등을 위하여 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 이용이 허용된 업무 이외의 목적으로 공동이용 대상 행정정보를 열람하는 행위
2. 부당한 방법으로 "사전동의‘를 받은 경우
3. 본인의 공동이용 대상 행정정보를 열람하는 행위
4. 타인의 인증서를 이용하여 열람하거나, 열람권한이 없는 직원이 열람하는 행위
5. 행정정보 공동이용으로 알게 된 사실을 업무 외 목적으로 제공·누설하는 행위
6. 공동이용 대상 행정정보를 위조·변조·훼손하거나 말소하는 행위
7. 그 밖에 관련 법령에서 금지사항으로 정하고 있는 행위
제5장 보칙
제26조(준용) 행정정보 공동이용에 관하여 이 기준에서 정하지 않은 사항은 행정자치부의「행정정보 공동이용지침」 및 「행정정보공동이용 이용기관 보안가이드라인」 및 관련 법령에 따른다.
부칙 부 칙 <제9999호, 2016.09.08.>
제1조(시행일) 이 기준은 이사장의 결재를 득하고, 행정정보공동이용센터 활용을 개시한 날로부터 시행한다.
부칙 부 칙 <제9999호, 2017.10.23.>
제1조(시행일) 이 규정은 개정일(2017. 10. 23.)로부터 시행한다.