(예술의전당) 문서규정
[시행 2015.12.22.] [예술의전당규정 , 2015.12.22., 제정]
예술의전당, 02-580-1025
제1장 총 칙
제1조(목적) 이 규정은 예술의전당(이하 "전당"이라 한다)의 문서작성, 처리, 통제, 보관 및 보존 등에 관한 사항을 정하므로써 문서 취급의 능률화와 표준화를 기함을 목적으로 한다.
제1조의1(문서관리의 원칙) ① 문서와 관련한 업무는 용이성·정확성·신속성 및 효율성이 확보될 수 있도록 관리하는 것을 원칙으로 한다.
② 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자문서시스템상에서 전자적으로 처리되도록 하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 부득이한 경우 전자문서 시스템 이외의 별도 처리 절차를 따를 수 있다.
제2조(용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. "문서"라 함은 전당 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면·사진·디스크·테이프·필름·슬라이드·전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하같다) 및 전당이 접수한 모든 문서를 말한다.
2. "주관부"라 함은 문서의 접수·분류·배부·수발업무지원 및 보존 등 문서에 관한 사무를 주관하는 경영지원부를 말한다. 주관부는 연1회 이상 각 부(팀)의 문서관리 실태를 감사, 지도한다. 단, 대내 부(팀)간 왕복문서의 접수, 배부, 통제, 발송업무는 각 부 (팀)별로 담당한다.
3. "보관"이라 함은 문서처리 완료 후부터 보존되기 전까지 담당 부(팀)에서 활용 또는 참고하면서 관리하는 것을 말한다.
4. "보존"이라 함은 담당 부(팀)의 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간 동안 문서 주관부에서 집중 관리하는 것을 말한다.
5. "이관"이라 함은 담당 부(팀)이 보관기간이 끝난 문서를 정리하여 문서 주관부에 보존을 위하여 인계하는 것을 말한다.
6. "정보통신망"이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집·가공·저장·검색·송신 또는 수신하는 정보통신 체제를 말한다.
7. "전자문서"라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송·수신 또는 저장된 문서를 말한다.
8. "서명"이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 공문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.
9. "전자문자서명"이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.
10. "전자이미지서명"이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.
11. "전자이미지관인"이라 함은 관인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 관인을 말한다.
12. "전자문서시스템"이라 함은 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.
13. "행정정보시스템"이라 함은 전당이 행정정보를 생산·수집·가공·저장·검색·제공·송신·수신 및 활용하기 위한 하드웨어·소프트웨어·데이터베이스와 처리절차 등을 통합한 시스템을 말한다.
제3조(문서의 종류) 문서는 다음과 같이 법규문서, 지시문서, 공고문서, 기술문서, 회계문서, 비치문서, 민원문서, 일반문서로 나눈다.
1. 법규문서 : 정관, 규정, 내규, 계약서, 소송관계 등에 관한 문서
2. 지시문서 : 발령, 명령, 지시, 임용장 등 직원에 대하여 일정한 사항을 지시 또는 통보하는 문서
3. 공고문서 : 고시, 공고 등 전당이 일정한 사항을 일반에게 전달하기 위한 문서를 말한다.
4. 기술문서 : 설계도면, 사양서, 견적서 등의 문서
5. 회계문서 : 입출금전표, 영수증, 청구서, 지출결의서, 구매결의서, 대차대조표, 손익계산서 및 각종 회계장표류 등의 문서
6. 비치문서 : 인사기록카드, 비치대장, 비치카드, 소장품목록, 재산관리대장 등 일정한 사항을 기록하여 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.
7. 민원문서 : 민원인이 허가, 인가, 기타 처분 등 특정한 행위를 요구하는 민원사무처리 내규에 의거하여 처리해야 하는 문서를 말한다.
8. 일반문서 : 1호 내지 7호에 속하지 않는 모든 문서로 의사결정, 보고, 협조, 요청, 회신 등의 수.발신 문서를 말한다.
제4조(문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해 문서에 대한 결재권자의 서명(전자문서 서명 및 전자이미지 서명을 포함한다. 이하 같다)에 의한 결재가 있음으로써 성립한다.
② 문서는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터에 화일로 기록되는 것을 말한다)됨으로써 그 효력을 발생한다.
제5조(비밀문서의 취급) 비밀문서의 취급은 이 규정 제6장 지급문서 및 비밀문서에서 정하는 바에 따른다.
제2장 문서의 작성
제1절 일반사항
제6조(문서작성의 일반원칙) ① 문서는 「문화예술진흥법」 제7조의 규정에 의한 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 쉽고 간명하게 표현하고, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호안에 한자 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다.
② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아숫자로 한다.
③ 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고 가로 210밀리미터 세로 297밀리미터로 하고, 문서는 용지의 위로부터 30mm, 왼쪽으로부터 20mm, 오른쪽 및 아래쪽으로 부터 각각 15mm의 여백을 두며 세워서 쓰는 것을 원칙으로 한다.
④ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연,월,일의 글자는 생략하고 그 사이에 점을 찍어 구분한다.
⑤ 문서에 쓰는 시간의 표기는 24시간제에 따라 숫자로 하되, 시, 분의 글자는 생략하고 그 사이에 두점(:)을 찍어 구분한다.
⑥ 외국어의 한글표기는 교육인적자원부 제정 외국어표기법에 따른다.
제7조(항목의 구분) 문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 때에는 다음 각 호와 같이 나누어 표시한다.
1. 첫째 항목의 구분은 1,2,3,4,----로 나누어 표시한다.
2. 둘째 항목의 구분은 가,나,다,라,---로 나누어 표시한다.
3. 셋째 항목의 구분은 (1),(2),(3),(4),----로 나누어 표시한다.
4. 넷째 항목의 구분은 (가),(나),(다),(라),---로 나누어 표시한다.
5. 다섯째 항목의 구분은 ①,②,③,④,----로 나누어 표시한다.
6. 제2호 및 제4호의 경우 "하" 이상으로 계속될 때에는 거,너,더 또는 (거),(너),(더) ---로 나누어 표시한다.
제8조(수정) 문서의 일부분을 삭제 또는 수정할 때에는 해당 귀절의 중앙에 두선(=)을 그어 원안의 글자를 알아 볼 수 있도록 삭제 또는 수정하고 그 행위자가 삭제 또는 수정한 곳에 서명 또는 날인한다. 다만, 전자문서는 본문의 규정에 따라 수정할 수 없으므로 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정전의 전자문서는 기안자·검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에 이를 보존하여야 한다.
제9조(간인) 다음 각호의 어느 하나에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 별표 제1호의 결재인으로 간인(間印) 하여야 한다. 다만 전자문서의 간인은 문서작성시의 면표시 또는 문서번호 기재등의 방법으로 할 수 있다.
1. 전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서
2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서
3. 허가·인가 및 등록 등에 관계되는 문서
제2절 문서의 구성
제10조(문서의 구성) 일반문서 중 발신을 위한 시행문서(이하 "시행문"이라 한다)는 다음과 같이 두문, 본문, 결문으로 구성한다.
1. 두문은 발신기관명, 수신기관으로 한다.
2. 본문은 제목과 내용으로 한다. 다만, 첨부가 있을 경우 첨부까지를 본문으로 한다.
3. 결문은 문서번호, 시행일, 발신명의 등으로 한다.
제11조(분류기호와 문서번호) ① 문서분류기호는 직제규정이 정하는 기구표의 부서 명칭에 따른다.
② 문서번호는 결재가 완료되어 시행문이 발송되는 시점 부여한 일련번호로 한다.
③ 시행문은 동일건인 기안문의 문서번호를 명기하여야 한다.
제12조(수신란) 문서의 수신란은 수신과 참조로 구성한다.
1. 수신은 대외문서일 경우에는 수신기관의 장, 대내문서일 경우에는 수신자의 직명을 쓴다. 다만, 수신자가 둘 이상일 때에는 수신란에 "수신자 참조"라 쓰고 결문 수신자란에 수신기관 또는 수신부서명을 쓴다.
2. 경유 표시는 대외기관에 발송하는 문서에 한하며 수신기관에서 그 문서를 직접 처리해야 할 담당관의 직명을 쓴다.
제13조(본문) ① 문서의 본문 중 제목은 그 문서의 전체 내용을 쉽게 알 수 있도록 간명하게 표시하며 내용은 그 문서로서 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로써 간략하고 논리적으로 작성한다.
② 본문내용 중 "별첨"이 언급되었을 경우에는 내용이 끝난 다음 줄에 "첨부"라고 표시한 후 첨부물의 내용을 순서대로 표기한다. 단, 항목의 구분은 1, 2, 3...로 한다.
제14조(끝표시) ① 문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고 "끝"자를 쓴다.
② 본문에 첨부물이 있을 경우에는 첨부의 표시문 끝에 한 자 띄우고 "끝"자를 쓴다.
③ 본문이나 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝난 경우에는 다음 줄 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 "끝"자를 쓴다.
④ 본문이 양식이나 도표로 끝나는 경우에는 기재사항의 제일 마지막 부분 아래쪽에 "끝"자를 쓴다.
⑤ 제19조의 규정에 의한 일괄기안의 경우에는 각 안마다 "끝" 표시를 한다.
제15조(발신명의) 문서의 발신명의는 사장으로 한다. 다만, 협조문서, 품의서, 보고서 등과 같은 대내문서일 경우에는 해당 부(팀)장 직명으로 한다.
제3절 기안문서의 작성
제16조(기안문서) 기안문서(이하 "기안문"이라 한다)는 결재권자의 결재를 득한 문서를 말하며, 전자문서 작성을 원칙으로 한다.
제17조(기안) ① 문서의 기안은 직급에 관계없이 해당업무 담당자 또는 입안자가 작성한다. 다만, 업무의 성격 그 밖의 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다.
② 문서의 기안은 전자문서시스템이 정하고 있는 서식을 사용하는 것을 원칙으로 하며, 특별한 경우 서식 제1호 기안용지와 서식 제2호 협조문용지를 사용할 수 있다.
③ 문서의 기안은 기안지의 문안 자체가 시행문안이 될 수 있도록 기안자의 직급에 관계 없이 결재권자의 입장에서 작성한다.
제18조(기안 작성요령) 기안문의 작성요령은 다음 각호와 같다.
1. 분류기호와 문서번호 : 이 규정 제11조에 따른다.
2. 보존년한 : 이 규정 제41조에 따른다.
3. 기안일자 : 기안자가 기안문 작성을 완료한 일자를 기재한다.
4. 기안부서 : 기안자의 소속부(팀)명을 기재한다. 단, 전자문서는 자동생성된다.
5. 기안자 : 기안자의 성명을 기재하고 서명 또는 날인한다.
6. 수신 및 참조 : 이 규정 제12조에 따른다. 다만, 수신자가 없는 경우에는 수신란에 "내부결재" 등을 기재한다.
7. 발신 : 이 규정 제15조에 따른다.
8. 협조 : 이 규정 제24조에 따른다.
9. 예산확인 : 문서의 내용이 예산의 집행을 수반하는 경우 기안부(팀)장 결재직후 예산 통제부로부터 예산확인을 받는다. 다만, 예산확인 행위는 예산통제 의무를 면하는 것으로 볼 수 없다.
10. 일상감사 : 감사규정이 정하는 바에 따라 일상감사를 받는다.
제19조(일괄기안) ① 전자문서 작성이 아니면서 내용이 서로 관련성이 있는 문서로서 기안용지에 일괄 기안하는 것이 필요하다고 인정될 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있다.
② 전항의 기안문을 시행문으로 작성할 경우 각 안별로 따로 작성하되 동일건의 기안문 문서분류기호와 번호를 본문에 기입하여야 한다.
제4절 결 재
제20조(결재) ① 기안한 문서는 결재 순위에 따라 각급 결재자의 결재를 받아야 한다.
② 문서의 결재 후 그 내용의 시행에 있어서 중대한 사항을 변경하거나 또는 시행을 중지하고자 할 경우에는 다시 결재를 받아야 한다.
③ 결재자는 정당한 사유없이 결재를 지연할 수 없다.
④ 결재자는 조건부 결재, 수정표시, 보류 및 부결의 의사표시를 할 수 있으며 특별한 의사표시가 없는 결재는 승인의 의사로 본다.
제21조(위임전결) ① 사장은 업무내용에 따라 하위직자로 하여금 문서를 전결하도록 위임할 수 있으며 그 세부내용은 별도로 정한다.
② 위임 전결된 문서에 대하여는 전결권자가 사장에 대하여 책임을 진다.
제22조(첨가사항의 효력) ① 최종 전결권자 이외의 각급 결재자 또는 협조부(팀)장이 제20조에 의거 그 의견을 첨가하였을 경우 이에 대한 전결권자의 별도 결재가 없는 한 그 첨가사항은 결재사항에서 효력을 잃은 것으로 본다.
② 첨가사항에 대한 전결권자의 동의표시는 그 첨가사항의 여백에 추가 서명 또는 날인하는 것으로 한다.
③ 전자결재의 경우 전결권자는 첨가사항에 대한 동의 여부를 전자문서시스템에서 제공하는 의견란에 명시해야 하며 특별히 명시하지 않은 경우 첨가사항은 결재사항에서 효력을 잃은 것으로 본다.
제23조(결재의 책임) 각급 결재자는 결재사항에 연대하여 책임을 진다. 다만, 결재 과정에서 수정된 사항에 대하여는 수정결재자 이상의 상위 결재자가 연대하여 책임을 진다.
제24조(협조) ① 기안문의 내용이 다른 부(팀)의 협조 또는 합의를 요하는 경우에는 반드시 기안부(팀)장의 결재 직후 각 해당 부(팀)장으로부터 협조 결재를 득한다.
② 협조결재를 할 경우 의견란에 동의여부를 간략히 기술한다. 또한 특별히 의견을 달리하는 경우에는 그 사유를 기술한 의견을 명시할 수 있다.
③ 협조를 요청받은 부(팀)장은 동의할 수 없음을 이유로 협조서명을 거부하거나 문서의 회송을 지연하여서는 아니된다.
④ 협조가 이루어지지 아니한 사항은 상급 결재자의 결정에 따른다.
제25조(전결) 사장의 권한에 속하는 업무의 일부를 위임전결내규에 의거 소정의 결재권자가 대신 행사할 수 있으며 이 경우 전결권자에 의하여 전결된 문서는 사장이 결재한 것과 동일한 효력을 가진다.
제26조(대결) 정규 전결권자가 출장, 휴가, 기타의 사유로 상당기간 부재중일 경우 그 직무를 대리하는 차하위직자가 대결할 수 있다. 다만, 대결한 문서 중 내용이 중요한 문서는 전결자의 후결을 받거나 사후 보고하여야 한다.
제27조(후결) ① 긴급한 문서로서 정규 전결권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없을 경우 그 직무를 대리할 수 있는 차하위직자의 결재로써 우선 시행하고 사후에 전결권자의 결재를 받을 수 있다.
② 후결로써 시행된 문서는 후에 정규전결권자가 결재할 수 있게 된 때에 즉시 후결을 받아야 한다.
③ 전항의 후결 시 전결권자가 내용을 수정하였을 경우에는 즉시 수신자에게 수정사항을 통보하여야 한다.
제3장 시행문의 작성, 통제 및 발송
제28조(시행문의 작성) ① 결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 시행문을 작성하여야 한다.
② 대내 부(팀)간 왕복문서 중 내용이 경미한 문서의 경우에는 결재가 완료된 기안문의 사본으로 시행문을 대신할 수 있다.
제29조(문서의 통제) ① 문서주관부는 문서를 발송하기 전에 다음 각호의 기준에 따라 문서를 검토 통제한다. 다만, 대내문서일 경우 각 부(팀) 문서담당자가 통제한다.
1. 결재권자의 결재 여부 및 전결권의 적부
2. 다른 문서와의 내용상 중복 또는 상충 여부
3. 기안문과 시행문의 일치 여부
4. 분류기호, 보존년한 등 정형화된 기재사항의 정확 및 누락 여부
5. 제규정의 저촉 여부
6. 첨부물의 첨부 여부
7. 기타 서식의 부합 여부 등
② 전항의 기준에 따라 문서를 검토한 후 미비사항이 발견될 때에는 소관 부(팀)에 시정 을 요구한다.
제30조(직인날인) ① 사장 명의로 발신되는 대외문서에는 직인을 날인한다. 다만, 해외발신문서 또는 영어, 일어 등 외국어로 된 발신문서는 사장이 직접 서명하거나 조각된 서명인을 날인한다.
② 동일한 내용의 문서를 20개 이상의 수신자에게 발신하는 경우에는 문서주관부장의 판단으로 직인날인을 생략할 수 있으며 이 경우 문서의 중앙 윗부분에 "직인생략"이라 표시한다.
③ 임용장, 상장, 위촉장 및 기타 각종 증명서에 속하는 문서에의 직인날인은 제1항의 규정을 준용한다.
④ 전자문서에 사용하기 위하여 전자관인을 가질 수 있으며, 전자관인의 인영규격 및 글씨체는 일반관인의 규격 및 글씨체와 같아야 한다.
제31조(시행문의 발송) ① 시행문은 주관부에서 발송하되 종이문서인 경우에는 이를 복사하여 발송하고, 전자문서인 경우에는 전자문서시스템상에서 발송하여야 한다. 문서를 발송할 때에는 기안용지의 첫 면 여백 및 시행문의 "끝"표시 오른쪽 여백에 "발송"인을 적색 날인하고 서식 제3호의 문서발송대장에 기재한 후 발송한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편.우편(전자우편 포함).모사전송.전신.전화 등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편.등기우편 및 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.
② 협조문에 의하여 대내 부(팀)간 발신하는 문서는 당해 부(팀)에 비치한 문서발송대장에 기재한 후 직접 발송한다.
③ 시행하는 문서의 원본은 당해문서의 작성 부(팀)에서 보관한다.
④ 전자결재로 작성된 문서의 시행문 발송은 전자문서시스템에서 제공하는 별도의 발송 방법을 이용할 수 있다.
제4장 문서의 접수 및 처리
제32조(문서의 접수) ① 모든 대외문서는 문서주관부에서 일괄 접수하여 배부한다.
② 접수된 문서는 서식 제4호 문서접수대장에 기재하고 서식 제5호의 문서처리인 을 날인한 후 해당 부(팀)으로 송부한다.
③ 문서를 전신,전화 등의 통신수단에 의하여 접수한 때에는 서식 제6호의 전언통신문용지에 의하여 접수한다.
④ 기밀문서, 친전문서 등 개봉하기에 부적당하다고 인정되는 문서는 봉투에 문서처리인을 날인하여 해당부(팀) 또는 해당자에게 송부한다.
⑤ 접수한 문서의 내용이 2개 이상의 부(팀)에 관련되는 것은 가장 관련이 깊은 부(팀)으로 송부한다.
⑥ 문서주관부(팀) 이외의 부(팀)에서 대외문서를 접수한 때에는 지체없이 문서주관부로 인계하여야 하며 휴일 또는 야간근무자가 문서를 접수한 때에는 다음날 출근시각 직후에 문서주관부에 직접 접수시킨다.
⑦ 전자결재를 통해 접수된 문서는 컴퓨터시스템에서 제공하는 별도의 접수 방법을 사용할 수 있다.
제33조(문서의 처리) ① 제35조의 문서처리인 날인은 다음의 순위에 따라 날인한다.
1. 본문과 결문사이 중앙 여백
2. 최하단 중앙 여백
3. 문서 후면 윗부분 여백
② 문서주관부로부터 배부받은 대외문서나 부(팀)간 왕복하는 대내문서를 접수한 각 부(팀)의 문서담당자는 부(팀)에 비치한 문서접수대장에 기재한 후 해당자에게 전달한다.
③ 긴급한 내용의 문서, 담당자가 불명확한 문서 또는 전결권자의 직접지시를 받을 필요가 있는 문서는 우선 전결권자의 선결을 받아 처리 할 수 있다.
제34조(문서의 반송) ① 접수한 문서가 형식상 결함이 있거나 내용이 소관업무와 관련이 없을 경우에는 의견서를 점부하여 문서주관부 또는 발송 부(팀) (대내문서일 경우)로 즉시 반송한다.
② 문서주관부는 각 부(팀)으로부터 반송된 문서를 즉시 발신기관으로 반송한다.
제5장 문서의 보관,보존 및 폐기
제1절 편철 및 보관
제35조(문서의 정리) ① 문서는 별도 규정이 없는 한 소관 부(팀)의 업무담당자가 정리한다.
② 문서는 미결, 완결을 명확하게 구분하여 정리한다.
제36조(문서의 편철) ① 생성이 완료되어 효력을 갖는 문서는 생산년도별로 구분하여 편철함을 원칙으로 한다. 전자문서는 결재가 완결된 파일을 출력하여 편철한다.
② 문서의 편철은 1건 문서별로 최근의 문서가 상단 편철되도록 완결일자 순으로 편철한다.
③ 법령, 규정, 도면, 카탈로그, 책자 등 서류철에 합철하기 곤란한 첨부물의 경우 별도의 방법으로 보관할 수 있다. 이 경우 별도 관리하는 첨부물의 제목, 내용, 보관위치 등을 기재한 별지를 관계서류에 대신 첨부하며, 별도 관리하는 첨부물의 표면에는 관련문서의 분류기호, 문서번호, 일자, 제목 등을 기재한 별지를 첨부한다.
④ 편철된 문서를 신속하게 검색하기 위하여 문서철 표지 이면 좌측에 서식 제7호의 색인표를 부착하여 기록 유지한다.
제37조(미결문서의 처리) 1건 처리가 완전히 끝나지 않은 문서는 미결문서로 취급하며 소관 부(팀)의 업무담당자가 별도 관리한다.
제38조(문서의 보관) ① 문서는 각 부(팀)별로 분류하여 보관하는 것을 원칙으로 하며, 문서기록관리 기준은 별표 1과 같다
② 모든 문서철은 연도별로 구분 보관함을 원칙으로 하며 보관기간은 문서의 완결연도를 제외하고 최고 10년으로 한다.
③ 부(팀)내에서의 보관기간이 끝난 문서는 제 41조의 보존연한에 따라 자체 폐기 또는 문서주관부로 이관시킨다.
제2절 문서의 이관,보존 및 폐기
제39조(문서의 이관) ① 문서의 이관은 매년 정기적으로 실시하되 그 시기는 문서주관부가 정한다. 다만, 문서주관부가 인정하는 경우에는 수시 이관도 실시할 수 있다.
② 문서를 이관하는 부(팀)은 서식 제8호의 보존문서 이관목록표를 작성하여 이관문서와 함께 문서주관부에 인계한다.
③ 보존문서 이관목록표는 2부 작성하여 문서주관부의 확인을 필한 후 1부는 이관하는 부(팀)이 보관하며 1부는 문서주관부가 보관한다.
제40조(이관문서의 보존) ① 문서주관부는 각 부(팀)으로부터 이관된 문서를 서식 제9호의 문서보존대장에 기재한 후 보존 관리한다.
② 문서보존대장은 보존기간별로 분류하여 기록한다.
③ 문서의 보존은 별표 1에 따라 부서별, 보존기간별로 구분하여 실시한다.
④ 전자결재로 작성된 문서는 컴퓨터 파일로 보존하거나 출력하여 보존할 수 있다.
제41조(보존연한) ① 문서의 보존연한은 문서의 생산년도 또는 처리 종결연도 다음해 1월 1일부터 기산하여 보존연한이 끝나는 해의 12월 31일까지로 하며 처리 종결연도라 함은 다음 각호와 같다.
1. 장표류는 연도 마감 처리한 시점
2. 공사, 구매 등에 있어서는 그 행위가 완료된 시점
3. 효력이 계속되고 있거나 현재 적용하고 있는 규정, 계약서, 등기서류, 계류 중인 사건 및 소송에 관한 서류 등은 그 효력이 종료된 시점
4. 기타 일반문서의 경우는 그 사항이 완결된 시점
② 문서의 보존연한은 다음 기준에 의거 설정한다.
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③ 전항 각 기준에 해당하지 않는 문서는 그 성격에 따라 해당부서장이 정한다.
제42조(문서의 폐기) ① 문서의 폐기는 소각처분하는 것을 원칙으로 하고 중요하지 않은 문서는 세절(細切) 처리한다. 단 전자문서의 폐기는 원칙적으로 금지하나, 특별한 필요 발생시 문서주관부장의 판단에 따라 원본 파일을 삭제할 수 있다.
② 문서주관부는 보존기간이 경과한 문서의 목록을 작성하여 해당 부(팀)장에게 폐기통보를 하며 통보 후 5일이 경과될 때까지 해당팀장의 이견이 없으면 즉시 폐기하고 문서 보존대장에 적색글씨로 폐기일자를 기재한다.
제6장 비밀문서
제43조(비밀문서) ① 비밀문서는 다음과 같다.
1. 비 밀 : 대내 또는 대외적으로 비밀취급을 요하는 문서
2. 인 비 : 인사에 관한 문서로서 비밀취급을 요하는 문서
3. 대외비 : 대외적으로만 비밀취급을 요하는 문서
② 비밀의 표시 및 보안은 전자문서시스템이 정하는 바에 따라 구분하여 처리한다. 다만, 여러장으로 된 문서, 책자, 도면 등의 비밀 표시는 필요에 따라 각 면마다 표시할 수 있다.
제44조(비밀문서의 취급) ① 비밀문서의 취급인가자는 사장이 정한다.
② 비밀문서는 사장 또는 작성자의 허가 없이는 복제 또는 복사할 수 없다.
③ 비밀문서는 일반문서와 구분하여 반드시 보안 절차를 마련하여 보관, 보존한다.
제45조(비밀문서의 폐기) 보존기간이 끝난 비밀문서의 폐기는 문서주관부장이 사장의 승인을 얻어 해당 부(팀)장의 입회하에 폐기하여야 한다.
제46조(위임규정) 이 규정에 정하지 아니한 사항은 사장이 정하는 바에 따른다.
제47조(외국어 문서) ① 외국어 문서의 작성 및 처리는 특별히 정한것 외에는 일반 관례에 따른다.
② 외국어 문서라 할지라도 접수,보관,보존 및 폐기 등은 이 규정에 따른다.
제7장 보 칙
제48조(인장의 관리) 인장의 관리에 관한 사항은 별도로 정한다.
부칙 부 칙 <제9999호, 2000.9.9.>
이 규정은 2000년 9월 9일부터 시행한다.
부칙 부 칙 <제9999호, 2005.12.14.>
제1조(시행일) 이 규정은 2005년 12월 15일부터 시행한다. 다만 이 규정의 시행일에도 불구하고, 개정된 조항은 2005년 7월 15일부터 적용한다.
부칙 부 칙 <제9999호, 2006.6.1.>
제1조(시행일) 이 규정은 2006년 6월 1일부터 시행한다. 다만 이 규정의 시행일에도 불구하고, 개정된 조항은 2006년 6월 1일부터 적용한다.
부칙 부 칙 <제9999호, 2009.1.2.>
이 규정은 2009년 1월 2일부터 시행한다.
부칙 부 칙 <제9999호, 2012.6.8.>
이 규정은 2012년 6월 8일부터 시행한다.
부칙 부 칙 <제9999호, 2015.12.22.>
이 규정은 2016년 1월 1일부터 시행한다.