(코레일로지스주식회사) 기록관 운영규정[시행 2020.6.5.] [코레일로지스주식회사규정 , 2020.6.5., 일부개정]코레일로지스주식회사 인사노무처, 02-390-5965

(코레일로지스주식회사) 기록관 운영규정
[시행 2020.6.5.] [코레일로지스주식회사규정 , 2020.6.5., 일부개정]
코레일로지스주식회사 인사노무처, 02-390-5965

       제1장 총 칙

 제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 의하여 코레일로지스주식회사기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

 제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. "기록물"이란 코레일로지스주식회사가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 대장, 도면, 카드, 시청각물, 간행물, 행정박물, 도서, 전자문서 등 모든형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다.

2. "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 전자기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

4. "전자기록물관리시스템"이란 기록관에서 기록물의 수집 및 보존, 보존포맷변환(장기보존포맷변환을 포함한다) 활용, 이관, 폐기 등 기록관리를 전자적으로 수행되는 시스템을 말한다.

 제3조(적용범위) ① 이 규정은 코레일로지스주식회사(이하 "회사"라 한다)에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

       제2장 구성 및 분장업무

 제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 경영기획처 소속으로 하며, 기록관의 장(이하 "기록관장" 이라 한다)은 경영기획처장이 된다.  <개정 2020. 6. 5.>

② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전담요원(이하 "전담요원"이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 기록물관리시스템 운영 등 기록물관리의 업무수행에 필요한 전담인력을 배치하여야 한다.

③ 지점 및 영업소에서는 기록물을 담당할 수 있는 기록물관리책임자를 둔다.  <개정 2020. 6. 5.>

④ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

 제5조(자문위원의 위촉 등) ① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.

② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 회사 대표이사가 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 3년으로 하고, 연임할 수 있다.

③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

 제6조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행

2. 소관기록물 수집·관리 및 활용

3. 기록관리 분류기준표 또는 기록관리기준표의 작성·관리

4. 기록물생산현황 취합 및 관리

5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관

6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리

8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리

9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류

10. 기록물 서고 관리

11. 기록물관리실태조사 및 정수점검

12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행

13. 당해 사·영업소의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원

14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립

15. 기록관의 시설 및 장비관리

16. 전자기록물관리시스템 설치 및 운영

17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공

18. 소관 비전자기록물의 전자화

19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록

20. 소관 기록물의 검색·열람제공

21. 정보공개 접수 창구 운영

22. 기록물 편찬·전시·홍보에 관한 사항

23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리

24. 임시조직의 기록물관리 감독

25. 업무와 관련하여 생산·접수한 포스터, 협약서, 체결서, 상패, 상 장, 기념품 등 수집

26. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

② 제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

       제3장 기록물의 관리

 제7조(기록물의 생산) ① 기록관장은 회사 각 처리부서에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.

② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제17조 내지 제19조에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 단위과제별로 관련 기록물을 생산·관리하는 경우에는 그러지 아니한다.

 제8조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산·접수한 경우 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.

② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 전자기록물관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

 제9조(기록물의 정리) ① 기록관장은 회사 각 처리부서에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 3월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.

② 처리부서의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월31일까지 기록관장에게 통보하여야 한다.

 제10조(기록물의 이관) ① 기록관은 처리부서에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관받아야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.

② 제1항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 그 목적이 달성된 경우에는 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.

③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

 제11조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.

③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

 제12조(기록물의 평가 및 폐기) ① 기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 법 제27조제1항 영 제43조 같은법 시행규칙(이하 "규칙"이라한다) 제35조의 규정에 따라 시행한다.

② 기록관에서 기록물 평가 및 폐기하고자 할 때에는 규칙 별지 제10호의 서식에 따라 기록물평가심의서를 작성하고 생산부서의견조회, 전문요원심사, 기록물평가심의회 심의를 거쳐 보존기간재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리해야 한다.

③ 제2항에 따라 폐기가 확정된 기록물은 기록관장의 책임 하에 이를 행한다

 제13조(기록물평가심의회 설치) ① 기록물의 평가 및 폐기를 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다.

② 심의회는 위원장 1인과 위원 4인으로 구성한다.

③ 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 회사 직원 2인 및 관련분야 외부전문가 2인으로 구성한다.

④ 외부위원은 회사 업무의 관련분야에 전문성을 갖춘 자로서 회사 대표이사가 위촉하며, 위촉기간은 3년으로 하며, 연임할 수 있다.

⑤ 기록관장은 외부위원에 대하여 예산의 범위안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두며, 간사는 전담요원 또는 위원장이 지정하는 자가 된다.

 제14조(심의회의 소집 및 의결) ① 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.

② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

③ 처리부서의 장은 회의개최가 필요하다고 판단되는 경우에는 위원장에게 회의소집을 요구할 수 있다. 이 경우 위원장은 개최사유를 검토하여 회의를 소집할 수 있다.

④ 간사는 회의록을 작성하여 그 기록을 유지·관리하여야 한다.

 제15조(위원장의 직무) ① 위원장은 심의회를 대표하며, 심의회의 운영을 총괄한다.

② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 경영기획처원 중에서 직제 순에 따라 그 직무를 대행한다.  <개정 2020. 6. 5.>

       제4장 기록물의 전산화관리

 제16조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 회사 사정에 맞추어 갖추어야 한다.

② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간과 열람장비를 갗추어야 한다

 제17조(전자기록물관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 전자기록물관리시스템과 관련 장비를 구축할 수 있다.

② 전자기록물관리시스템은 회사 처리부서의 전자기록생산시스템 과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

 제18조(전자기록물관리시스템 점검 및 유지보수) ① 기록관장은 전자기록물관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 전자기록물관리시스템및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.

② 기록관장은 전자기록물관리시스템 및 관련 장비의 유지보수에 전문성이 필요 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

 제19조(주요기록물의 전산화 등) 회사 처리부서의 문서, 도서, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 보관기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

 제20조(전산화 기록물의 보존관리) 전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

 제21조(전자기록물의 백업 및 보존) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 전자기록물의 백업을 실시하여야 한다.

② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

       제5장 보안관리 및 점검

 제22조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따라 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 기록물담당자를 배치하여야 한다.

② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 하고, 별지 제1호 서식의 기록관 출입대장을 작성하여야 한다.

③ 소속기관의 장은 기록물을 기록관으로 이관하고자 할 때에는 이관시「보안업무규정」에 따라 필요한 보안조치를 하여야 한다.

 제23조(긴급사태 시의 대비) 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에 대한 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

 제24조(점검) 기록관장은 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 훼손여부 및 해충의 발생여부

2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

[전문개정 2020. 6. 5.]

       제6장 기록물의 대출 및 열람

 제25조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

 제26조(열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자는 다음 각 호와 같다.

1. 회사의 직원

2. 회사의 직원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

3. 회사에 파견된 직원

② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

 제27조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물의 훼손 또는 파기

2. 무단으로 열람실 밖으로의 반출

3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴

4. 열람실 내부로 음식물 등 반입 행위

5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.

③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

 제28조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 대출은 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

2. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 있는 경우 1회에 한하여 10일 범위에서 연장할 수 있다.

3. 기록물을 대출하고자하는 자는 별지 2의 기록물 반출·반입서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.

4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출 기간을 달리할 수 있다.

 제29조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 어는 하나에 해당하는 경우에는 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우

2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

 제30조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

 제31조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 대출기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 기간 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 한다.

② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 대출 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납하여야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장

2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

 제32조(자료의 제출 요구 등) ① 기록관장은 기록물관리의 원활한 운영을 위하여 기록물관리에 관한 자료를 본부 처리부서의 장 및 소속기관의 장에게 요구할 수 있다.

       제7장 보 칙

 제33조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 회사 기록물관리 실태를 연1회 이상 검검하여야 한다.

② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 본부 및 소속기관·산하기관의 처리부서의 기록물관리책임자를 대상으로 교육을 실시할 수 있다.

 제34조(기타 운영에 필요한 사항) 이 규정에서 정한 것을 제외하고 기록관의 운영 등에 관하여 필요한 사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.


부칙  부      칙 <제9999호,  2016.12.1.>

 이 규정은 2016년 12월 1일로부터 시행한다.

부칙  부      칙 <제9999호,  2020.6.5.>

 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.