(한국고용노동교육원) 사무관리규칙
[시행 2020.12.4.] [한국고용노동교육원규정 제1호, 2020.12.4., 제정]
한국고용노동교육원 기획조정팀, 031-760-7723
제1장 총 칙
제1조(목적) 이 규칙은 한국고용노동교육원(이하 "교육원"이라 한다)에서 시행하는 문서의 작성 및 처리, 기록물의 활용 및 보존 등에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
제2조(적용범위) 교육원의 사무 및 기록물 관리에 관하여 다른 내규에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.
제3조(용어의 정의) 이 규칙에서 사용되는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. "문서"란 교육원에서 업무상 작성하거나 시행하는 문서(도면·사진·디스크·전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다) 및 교육원이 접수한 모든 문서(각종 납부고지서를 포함한다. 이하 같다)를 말한다.
2. "전자문서"라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되거나 송신·수신 또는 저장된 문서를 말한다.
3. "문서관리부서"란 교육원 내의 문서를 분류·배부·보존하는 업무를 수행하거나 수신·발신하는 업무를 지원하는 등 문서에 관한 업무를 주관하는 부서를 말한다.
4. "처리부서"란 문서를 시행한 소관부서를 말한다.
5. "누년 일련번호"란 연도구분과 관계없이 누년 연속되는 일련번호를 말한다.
6. "연도별 일련번호"란 연도별로 구분하여 매년 새로 시작되는 일련번호로서 연도 표시가 없는 번호를 말한다.
7. "연도표시 일련번호"란 연도표시와 연도별 일련번호를 붙임표()로 이은 번호를 말한다.
8. "결재권자"란 원장 또는 원장으로부터 결재권을 위임받은 자 및 대결하는 자를 말한다.
9. "정보통신망"이란 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터와 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집·가공·저장·검색·송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.
10. "서명"이란 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 문서(전자문서는 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.
11. "전자문자서명"이란 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.
12. "전자이미지서명"이란 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.
13. "전자이미지직인"이란 직인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 직인을 말한다.
14. "기록물"이란 교육원이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·장부·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료를 말한다.
15. "기록물관리"란 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 모든 활동을 말한다.
16. "기록물철"이라 함은 기록물관리의 기본단위로서 단위과제의 범위 안에서 관련 기록물을 편철한 1개 이상의 묶음을 말한다.
17. "전자문서시스템"이라 함은 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.
18. "기록물관리시스템"이라 함은 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중 보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제2장 문서의 일반사항
제4조(문서의 종류) 문서의 종류는 다음 각 호의 구분에 따른다.
1. 내규문서 : 정관·규정 및 규칙 등 조문형식에 따라 작성된 문서
2. 지시문서 : 지시·지침 및 일일명령 등 원장 또는 상위급 부서장이 하위급 부서장 또는 소속 직원에게 개별적·구체적으로 일정한 사항을 지시하는 문서
3. 공고문서 : 고시·공고 등 교육원이 일정한 사항을 직원 또는 일반인에게 알리기 위한 문서
4. 비치문서 : 비치대장, 비치카드 등 일정한 사항을 기록하여 교육원 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서
5. 민원문서 : 민원인이 교육원에 대하여 허가·인가·그 밖의 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서
6. 일반문서 : 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 문서
제5조(문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 다른 내규에서 특별히 정한 규정이 있는 경우를 제외하고는 결재권자가 해당 문서에 대한 서명(전자이미지서명 및 전자문자서명을 포함한다. 이하 같다)의 방식으로 결재함으로써 성립한다.
② 문서는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터 파일에 기록되는 것을 말한다)됨으로써 그 효력이 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 공고문서에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 공고가 있은 후 5일이 지난날부터 효력이 발생한다.
③ 민원문서를 정보통신망을 이용하여 접수·처리한 경우(인터넷민원 등)에는 해당 민원사항을 규정한 내규에서 정한 절차에 따라 접수·처리된 것으로 본다.
제6조(문서의 전자적 처리) ① 원장(규정에 따라 권한을 위임받거나 위탁받은 자를 포함한다. 이하 같다)은 교육원 모든 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 처리절차를 전자문서시스템 상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다.
② 이 규칙에서 정한 각종 대장·서식 등은 특별한 사유가 없는 한 전자문서시스템으로 관리하여야 한다. 다만, 회계 관련 문서 및 장부를 포함한 비전자문서는 별도로 관리하여야 한다.
③ 제1항 및 제2항의 규정에도 불구하고 전자적으로 처리된 문서를 종이로 출력하여 관리하는 경우에는 이를 해당 문서의 사본으로 본다.
④ 전자문서의 경우는 전자 서명 및 전자 직인을 정하여 사용할 수 있다. 전자서명에 대한 인증업무는 정보화담당부서에서 그 기능을 수행한다.
제3장 문서의 작성 및 처리
제7조(문서작성의 일반원칙) ① 문서는「국어기본법」제3조제3호에 따른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있으며, 특별한 사유가 없으면 가로로 쓴다.
② 문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문 용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성하여야 한다.
③ 문서에는 음성정보나 영상정보 등이 수록되거나 연계된 바코드 등을 표기할 수 있다.
④ 문서작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다.
⑤ 문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔을 사용할 수 있다.
⑥ 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아숫자로 한다.
⑦ 문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기하되, 연·월·일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어 표시하며, 시·분의 표기는 24시간제에 따라 숫자로 표기하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유가 있으면 다른 방법으로 표시할 수 있다.
⑧ 문서에 금액을 표시할 때에는 제6항에 따라 아라비아숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 적어야 한다.
(예시) 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)
제8조(문서의 쪽 번호 등 표시) ① 2장 이상으로 이루어지는 문서가 제1호 각 목의 어느 하나에 해당하는 경우에는 제2호 각 목의 구분에 따라 쪽 번호 또는 발급 번호를 표시하거나 간인 등을 하여야 한다.
1. 대상 문서
가. 문서의 순서 또는 연결 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
나. 사실관계나 법률관계의 증명에 관계되는 문서
다. 그 밖에 결재권자가 중요하다고 판단되는 문서
2. 표시 방법
가. 전자문서인 경우 : 전자적 방법으로 쪽 번호 또는 발급번호를 표시한다.
나. 종이문서인 경우 : 직인관리자가 직인을 이용하여 간인한다. 다만, 민원서류나 그 밖에 필요하다고 인정하는 종이문서에는 간인을 갈음하여 천공 방식으로 표시할 수 있다.
② 제1항제2호의 전자문서인 경우에는 다음 각 호의 구분에 따라 쪽 번호 또는 발급번호를 표시한다.
1. 제 증명발급에 관한 문서를 제외한 문서에는 문서의 중앙 하단에 쪽 번호를 표시하되 문서의 순서 또는 연결 관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서에는 해당 문건의 전체 쪽수와 그 쪽의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시한다.
2. 제 증명발급에 관한 문서에는 해당 문서의 왼쪽 하단에 발급번호를 표시하되, 다음 예시와 같이 표시한다.
(예시) 단말번호-출력연월일/시·분·초-발급일련번호-쪽 번호
제9조(결재받은 문서의 수정) ① 결재를 받은 전자문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아야 하며, 수정 전의 전자문서는 기안자·검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.
② 종이문서의 경우로서 삭제하거나 수정하려는 사항이 명백한 오류의 정정 등 경미한 사항인 경우에는 원안의 글자를 알 수 있도록 해당 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제하거나 수정하고, 삭제하거나 수정한 사람이 그 곳에 서명이나 날인을 하여야 한다.
제10조(문서의 구성 등) ① 기안문과 시행문은 두문·본문 및 결문으로 구성한다.
② 두문은 발신기관명과 수신란으로 구성하고 여백에는 교육원의 로고·상징·마크·홍보문구 등을 표시할 수 있다. 수신란에는 다음 각 호의 구분에 따라 표시한다.
1. 수신자가 없는 내부결재문서인 경우에는 "내부결재"로 표시한다.
2. 수신자가 있는 경우에는 수신자명을 표시하고, 그 다음에 이어서 괄호 안에 업무를 처리할 보조기관이나 보좌기관을 표시하되, 보조기관이나 보좌기관이 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당 부서장 등으로 쓸 수 있다.
3. 수신자가 여럿인 경우에는 두문의 수신란에 "수신자 참조"라고 표시하고 제1항에 따른 결문(이하 "결문"이라 한다)의 발신 명의 다음 줄에 수신자란을 따로 설치하여 수신자명을 표시할 수 있다.
③ 본문은 제목, 내용 및 붙임(문서에 다른 서식 등이 첨부되는 경우에만 해당한다)으로 다음 각 호의 사항으로 구성한다.
1. 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고, 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하되, 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하여서는 아니 된다.
2. 문서에 다른 서식 등이 첨부되는 경우에는 본문의 내용이 끝난 줄 다음에 "붙임" 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 적되, 첨부물이 두 가지 이상인 경우에는 제11조에 따라 항목을 구분하여 표시하여야 한다.
3. 본문의 마지막에는 다음과 같이 "끝" 표시 등을 한다.
가. 본문의 내용(본문에 붙임이 있는 경우에는 붙임을 말한다)의 마지막 글자에서 한 글자 띄우고 "끝" 표시를 한다. 다만, 본문의 내용이나 붙임에 적은 사항이 오른쪽 한계선에 닿은 경우에는 다음 줄의 왼쪽 한계선에서 한 글자 띄우고 "끝" 표시를 한다.
나. 본문의 내용이 표 형식으로 끝나는 경우에는 표의 마지막 칸까지 작성되면 표 아래 왼쪽 한계선에서 한 글자를 띄운 후 "끝" 표시를 하고, 표의 중간까지만 작성된 경우에는 "끝" 표시를 하지 않고 마지막으로 작성된 칸의 다음 칸에 "이하 빈칸"으로 표시한다.
④ 결문은 다음 각 호의 사항으로 구성한다.
1. 발신 명의
2. 기안자·검토자·협조자·결재권자의 직위나 직급 및 서명(전자이미지서명과 전자문자서명을 포함한다. 이하 같다)
3. 생산등록번호 및 접수등록번호, 시행일 및 접수일
4. 발신기관의 우편번호·주소·홈페이지주소·전화번호·팩스번호·담당직원의 전자우편주소와 공개구분
⑤ 제4항제3호에 의한 생산등록번호와 접수등록번호는 처리부서명과 연도별 일련번호로 구성한다.
제11조(항목의 구분) 공문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 그 항목을 순서대로 표시하되, 상위 항목부터 하위 항목까지 1. 가. 1), 가), (1), (가), ⓛ, ㉮의 형태로 표시한다. 다만, 필요한 경우에는 □, ○, -, · 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.
제12조(발신명의) ① 교육원의 모든 문서는 특별히 정하여진 경우를 제외하고는 교육원장 명의로 발신한다. 다만, 내부결재 문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.
② 교육원 내의 부서 상호간에 수발되는 문서는 해당 처리부서장의 명의로 발신한다.
③ 문서는 처리부서에서 발신하되, 직인을 찍는 문서의 경우로서 전자문서인 경우에는 처리부서의 기안자나 문서의 수신·발신업무를 담당하는 사람이 전자이미지직인을 찍고, 종이문서인 경우에는 직인을 관리하는 사람이 직인을 찍는다.
제13조(문서의 기안) ① 문서의 기안은 전자문서로 하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성질상 전자문서로 기안하기 곤란하거나 그 밖의 특별한 사정이 있으면 그러하지 아니하다.
② 문서의 기안은 별지 제1호 서식에 의한다. 다만, 관계서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계 서식에 기입하는 방법으로 할 수 있다.
③ 별지 제2호 서식은 보고서·계획서·검토서 등 발신할 필요가 없는 내부결재문서에만 사용한다.
④ 기안문서의 결재란에는 발의자(기안하도록 지시한 자를 말하며, 기안자가 스스로 입안한 경우에는 기안자를 말한다)와 보고자(결재권자에게 직접 보고하는 자를 말한다)를 알 수 있도록 표시하여야 한다. 다만 다음 각 호의 문서는 이를 생략 할 수 있다.
1. 검토나 결정이 필요하지 아니한 문서
2. 각종 증명 발급, 회의록, 그 밖의 단순사실을 기록한 문서
3. 일상적·반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서
⑤ 증명서 교부 및 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 따로 기안하는 것을 생략하고 그 내용을 관계 장부에 기입하여 처리할 수 있다.
제14조(작성자의 표시) 기안문에 첨부되는 계산서·통계표·도표 그 밖에 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 붙임물에는 그 문서의 여백에 작성자의 이름을 쓰고 서명 또는 날인하여야 한다.
제15조(업무처리실명제) ① 원장은 교육원의 주요사업의 결정 또는 집행과 관련되는 다음 각 호의 사항을 종합적으로 기록 보존하여야 한다.
1. 주요사업의 결정 및 집행과정에 참여한 관련자의 소속 직급 및 성명과 그 의견
2. 주요사업의 결정 및 집행과 관련된 각종 계획서, 보고서, 회의, 공청회, 세미나 관련 준비자료 및 토의내용
② 처리부서의 장은 주요사업의 결정을 위하여 공청회, 세미나, 관계자 회의 등을 개최하는 경우에는 개최일시, 참석자 발언내용, 결정사항, 표결내용 등을 소속직원으로 하여금 기록하게 하여야 한다.
제16조(보도자료의 실명제공) 교육원에서 언론기관에 보도자료를 제공하는 경우에는 당해자료에 담당부서, 담당자 연락처(기관메일 및 사내전화번호) 등을 함께 기재하여야 한다.
제17조(문서의 결재) ① 문서는 원장의 결재를 받아야 한다. 다만, 부서 간에 발신하는 문서는 해당 부서장의 결재를 받아야 한다.
② 원장은 업무의 내용에 따라 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결사항은 「위임전결규칙」이 정하는 바에 따른다.
③ 제1항이나 제2항에 따라 결재할 수 있는 사람이 휴가, 출장, 그 밖의 사유로 결재를 할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 사람이 대결하고 내용이 중요한 문서는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.
④ 제2항에 따라 위임전결하는 경우에는 전결하는 사람의 서명란에 "전결" 표시를 한 후 서명하여야 하며, 제3항에 따라 대결하는 경우에는 대결하는 사람의 서명란에 "대결" 표시를 하고 서명하여야 하되, 위임전결사항을 대결하는 경우에는 전결하는 사람의 서명란에 "전결" 표시를 한 후 대결하는 사람의 서명란에 "대결" 표시를 하고 서명하여야 한다.
제18조(문서의 검토 및 협조) ① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 검토자의 검토를 받아야 한다. 다만, 검토자의 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 등 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 적어야 한다.
② 기안문의 내용이 교육원 내 타 부서의 업무와 관련이 있는 때에는 그 부서의 협조를 받아야 한다.
③ 제1항 및 제2항에 따라 기안문을 검토 또는 협조하는 경우에 그 내용과 다른 의견이 있으면 기안문 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 하며, 동의할 수 없음을 이유로 문서의 결재를 지연시켜서는 아니 된다.
④ 검토·협조 및 결재중인 전자문서를 검토자·협조자 및 결재권자가 동시에 볼 수 있도록 전자문서의 열람체계를 구축할 수 있다.
제19조(일상감사) ① 문서의 기안자는 「감사규정」 제5조제4항에 따른 일상감사 대상에 해당되는지 여부를 문서의 양식이 정하는 바에 따라 문서에 기재하고, 일상감사 대상에 해당되는 때에는 결재권자의 결재를 받기 전에 일상감사를 받아야 한다.
② 일상감사에 있어서는 제18조 제3항을 준용한다.
제20조(문서의 등록) ① 문서를 생산(제5조제1항에 따라 문서가 성립된 경우를 말한다. 이하 같다)하였을 때에는 전자문서시스템으로 생산등록번호를 부여하고 이를 그 문서에 표기하여야 하며, 등록정보를 전자적으로 생산·관리하여야 한다.
② 민원업무 처리와 관련하여 생산하는 기록물의 생산등록번호 표기방식과 구성은 다른 기록물과 구분하여 부여할 수 있다.
제21조(시행문의 작성) ① 결재를 받은 문서 가운데 발신하여야 하는 문서는 별지 제1호 서식에 따라 시행문으로 작성하여 발신한다.
② 교육원의 내부 소속 부서에 정보통신망을 이용하거나 시행문의 수신자가 여럿인 경우 시행문의 하단에 수신자의 기호 또는 그 수신자 전체를 함께 표시하여 시행문을 작성·시행할 수 있다. 다만, 수신자의 개인정보보호 등을 위하여 필요할 때에는 수신자별로 작성·시행하여야 한다.
③ 원장이 소속직원에 단순 업무에 관한 지시, 자료요구, 업무연락, 통보, 공지사항, 일일명령 등의 시행문을 정보통신망을 통하여 게시한 때에는 해당 문서를 시행한 것으로 본다.
제22조(직인날인 및 서명) ① 원장의 명의로 발신하는 문서의 발신 명의에는 직인(전자이미지 직인을 포함한다. 이하 같다)을 찍는다. 이 경우 원장의 명의로 발신하는 문서의 발신 명의에는 원장이 직인의 날인을 갈음하여 서명(전자문서서명과 행정전자서명은 제외한다)을 할 수도 있다.
② 제1항에 따라 직인을 찍는 경우에는 발신 명의 표시의 마지막 글자가 인영의 가운데 오도록 한다. 다만, 제 증명 등 민원서류를 발급하는 직인의 경우에는 발급기관장 표시의 오른쪽 여백에 찍을 수 있다.
③ 부서장 명의로 부서 간에 발신하는 문서의 시행문에는 발신 부서장이 서명하며, 발신 명의 표시의 마지막 글자 위에 서명하여야 한다.
④ 직무를 대리하는 사람이 발신 명의에 서명을 하는 경우에는 서명 앞에 "직무대리"의 표시를 하여야 한다.
⑤ 일일명령 등 단순 업무처리에 관한 지시문서와 부서간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보 등을 위한 문서에는 발신 명의 표시의 오른쪽에 별표1에 따른 직인생략이나 서명생략(부서 간에 발신하는 문서만 해당한다) 표시를 하고 직인날인 또는 서명을 생략할 수 있다.
⑥ 관보나 신문 등에 실리는 문서에는 직인을 찍거나 서명하지 아니하며, 경미한 내용의 문서에는 직인 날인 또는 서명을 생략할 수 있다.
⑦ 직인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인날인에 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다. 이 경우 실제 규격대로 인쇄하기 어려운 경우에는 직인의 실제 규격보다 축소하여 인쇄할 수 있다.
⑧ 문서관리부서의 장은 제7항의 규정에 의하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용하는 때에는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 인장인쇄용지관리대장(별지 제4호 서식)을 갖추어 두고 직인 및 특수인의 인영을 인쇄하여 사용한 내용을 기록하고 유지하여야 한다.
제23조(문서의 발송) ① 문서는 처리부서에서 직접 처리하여야 할 기관·단체·개인에게 발송한다. 다만, 필요한 경우에는 행정조직상의 계통에 따라 발송한다.
② 문서는 전자문서시스템을 이용하여 발신하는 것을 원칙으로 하나, 업무의 성질상 발신방법이 적절하지 아니하거나 그 밖의 특별한 사정이 있으면 우편·팩스 등의 방법으로 문서를 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 등기우편이나 그 밖에 발신사실을 증명할 수 있는 방법으로 발신하여야 한다.
③ 행정기관이 아닌 자에게는 교육원 홈페이지 또는 임직원의 공식 전자우편주소(교육원이 임직원에게 부여한 전자우편주소를 말한다. 이하 같다)를 이용하여 문서를 발신할 수 있으며, 전자문서 중 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없는 문서는 출력하여 시행할 수 있다.
④ 직인(전자이미지직인은 제외한다)을 찍어 시행하는 문서는 인장관리책임자가 직인을 찍은 후 처리부서에서 발송하여야 한다. 다만, 전자문서인 경우에는 처리부서의 문서수발업무를 담당하는 자가 전자이미지직인을 찍은 후 처리부서에서 발송하여야 한다.
⑤ 결재권자는 문서를 수발함에 있어서 문서의 보안유지와 분실, 훼손 및 도난방지를 위한 적절한 조치를 강구하여야 한다.
제24조(비밀번호 등) ① 원장은 보유하고 있는 컴퓨터에 대하여 비밀번호를 부여하여야 한다.
② 정보통신망을 이용하여 문서를 작성·처리하고자 하는 자는 개인별 사용자계정(ID)·비밀번호 및 전자이미지서명을 사용자계정 및 전자이미지서명 등록신청서(별지 제7호 서식)에 의하여 등록하여 사용하여야 한다. 이 경우 비밀번호는 최초로 등록한 후 즉시 변경하여 사용하여야 한다.
③ 제1항과 제2항의 비밀번호는 문서의 보호와 보안유지를 위하여 수시로 변경하여야 한다.
제25조(문서의 접수·처리) ① 문서는 처리부서에서 접수하여야 하며, 문서를 접수한 때에는 전자문서시스템으로 접수등록번호를 부여하고 이를 그 문서에 표기하여야 하며, 등록정보를 전자적으로 생산·관리하여야 한다.
② 처리부서에서 문서 수신·발신 업무를 담당하는 사람은 접수한 문서를 처리담당자에게 인계하여야 하고, 처리담당자는 다음 각 호의 문서인 경우에는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 이 경우 전자문서인 경우 전자문서를 공람하였다는 기록이 전자문서시스템 상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.
1. 결재권자로부터 처리지침을 받아야 할 필요가 있는 문서
2. 민원문서
3. 다른 기관 간 또는 부서 간 업무협조에 관한 문서
4. 접수된 문서를 처리하기 위하여 소관사항 등 형식적인 면 또는 공단 내규·예산 등 내용적인 면에서 검토가 필요한 문서
5. 그 밖에 임직원의 신상, 교육훈련 등과 관련하여 임직원이 개별적으로 또는 전체적으로 알아야 할 필요가 있는 문서
③ 제2항에 따라 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한과 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정되는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.
④ 교육원 홈페이지나 임직원의 공식 전자우편주소 등 정보통신망을 이용하여 교육원외의 자로부터 받은 문서는 제1항 내지 제3항까지의 규칙에 따라 처리한다. 이 경우 해당 문서에 대한 위조·변조 방지 조치 등으로 인하여 접수일시와 접수등록번호를 표시할 수 없으면 그 문서에 표시하지 아니할 수 있고 발신자의 주소와 성명 등이 불분명할 때에는 접수하지 아니할 수 있다.
⑤ 문서부서는 받은 문서가 둘 이상의 부서에 관련되는 때에는 그 관련성의 정도가 가장 높다고 판단되는 부서에 보내야 한다. 처리부서에서 직접 접수한 경우에도 또한 같다.
⑥ 제5항에 따라 문서를 접수한 처리부서는 문서와 관련이 있는 다른 부서에 접수한 문서의 내용을 통보하여야 한다.
⑦ 민원문서의 접수 및 처리는「민원처리에 관한 법률」을 준용한다.
제26조(문서의 반송 및 재배부 등) ① 접수한 문서에 형식상의 흠이 있으면 그 문서의 생산등록번호·시행일·제목 및 반송사유를 구체적으로 밝혀 발신 기관·단체·개인에게 반송할 수 있다.
② 처리부서에서 직접 접수한 문서가 그 소관에 속하지 아니하는 경우에는 이를 바로 문서관리부서에 보내어 해당 처리부서에 배부하도록 요청하여야 한다.
③ 처리부서는 문서관리부서로부터 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 배부 받은 때에는 바로 반송하고 재배부 요청을 하여야 한다. 이 경우 문서관리부서는 그 문서를 지체없이 소관 처리부서로 재배부하여야 한다.
④ 원장은 접수한 문서가 다른 기관의 소관사항인 경우에는 이를 지체없이 해당 기관의 장에게 이송하여야 한다.
제4장 기록물의 관리
제27조(기록물관리) ① 문서관리부서의 장은 기록물관리 업무를 총괄하며, 기록물의 보존 및 관리를 위하여 기록물관리시스템 및 문서고를 설치·운영하여야 한다.
② 문서관리부서의 장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 소관 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제28조(기록물의 생산) ① 문서관리부서의 장은 각 부서에서 수행하는 업무과정과 결과를 포함하여 결재정보, 보고사항, 검토사항, 이력사항 등이 기록물로 생산·등록되어 관리될 수 있도록 하여야 한다.
② 문서관리부서의 장은 교육원 및 개인이 수행하는 연구과정과 결과가 기록물로 생산·등록되어 관리될 수 있도록 하여야 한다.
제29조(기록물분류기준표) ① 문서관리부서의 장은 기록물분류기준표를 작성·운영하여야 하며, 기록물분류기준표의 관리항목은 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정사유, 비치기록물 해당여부와 공개여부(별표4) 및 접근권한 등의 관리기준을 포함하여야 한다. 이 경우 기록물분류기준표는 전자적 형태로 생성·관리하여야 한다.
② 문서분류기준표는 단위업무별로 작성하며 문서의 보존기간, 책정사유 등의 관리기준을 포함하여야 한다.
③ 제1항에 의한 문서분류기준표는 관련 법률 및 국가기록원 지침을 참고하여 작성하여야 한다.
제30조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산 또는 접수와 동시에 등록번호가 부여되어야 하며, 비전자문서를 수집했을 경우 이를 전자적으로 변환하여 관리하여야 한다.
② 제1항에 따라 변환한 전자문서는 비전자문서를 그 원본으로 본다.
③ 제1항 및 제2항에 따른 원본을 보존하지 아니하고 내용만 보존하여도 보존목적을 달성할 수 있다고 인정되는 문서는 원본을 폐기하고 전자문서만 보존할 수 있다. 다만, 다른 법령에서 원본을 보존하도록 규정하고 있는 경우에는 그러하지 아니하다.
④ 처리부서는 업무수행과정이 반영되도록 단위업무의 범위 안에서 1개 이상의 문서철을 만들어 연관된 문서를 편철하여야 한다.
제31조(기록물의 정리) ① 처리부서의 장은 전년도에 생산을 완결한 문서의 정리를 매년 2월 말까지 완료하여야 하며, 그 내용은 다음을 포함한다.
1. 등록이 누락된 문서 여부를 확인하여 이를 등록하고, 실제 문서와 등록사항이 일치하는지 확인
2. 비전자문서는 여기에 포함된 철침, 클립 등의 이물질을 제거하고 보존용 표지 및 보존상자에 담아 관리
3. 전자문서는 해당 문서가 올바른 문서철에 편철되었는지 확인
4. 그 밖에 문서 정리에 관한 사항
② 처리부서의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 말까지 문서관리부서의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
제32조(기록물의 이관) ① 처리부서의 장은 정리를 완료한 비전자문서를 2년 뒤 문서관리부서로 이관하여야 한다. 다만, 전자문서시스템으로 생성된 문서는 매 1년 단위로 이관한다.
② 제1항에 의한 전자문서의 이관은 진본성을 유지하기 위한 절차를 거친 후 전자문서시스템 서버에서 기록관리시스템 서버로 전송하는 방식을 사용한다. 다만 기록관리시스템 구축이 완료되기 전까지는 전자문서시스템에서 관리하여야 한다.
③ 제1항에도 불구하고 처리부서에서는 업무참고 등의 사유로 이관을 연기할 수 있다.
④ 이관연기가 결정된 문서는 최대 10년까지 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 그 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 이관하여야 한다.
⑤ 직제개편 등으로 부서의 변경, 해체 등의 사유가 발생할 경우 인수인계 부서 간 문서의 관리전환이 이루어져야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 문서를 문서관리부서에서 관리하여야 한다.
제33조(문서의 공개) 교육원에서 생산한 모든 문서는 공개를 원칙으로 한다. 다만 개인정보 등을 포함한 비밀유지가 필요한 문서는 비공개로 할 수 있으며, 비공개 문서의 관리는 제34조를 따른다.
제34조(비공개 문서의 관리) ① 비공개 문서의 기준은 「정보공개 업무 처리 규칙」 제13조를 따른다.
② 개인정보가 포함된 문서는 해당 문서의 보존기간 동안 관리하여야 하고, 보존기간 경과 후에는 제42조에 의한 기록물평가심의회를 통해 폐지 여부를 결정하여야 한다.
③ 비공개 문서는 생산년도 종료 후 30년 이후에는 공개 문서로 전환하여야 하나, 공개가 어려운 문서의 경우 문서부서와의 협의 후 비공개기간을 연장할 수 있다.
④ 비공개 문서로 분류된 문서는 매 5년 주기로 공개여부를 재분류하여야 한다.
⑤ 문서부서는 비공개 문서의 유출 방지를 위해 적절한 조치를 취해야 한다.
제35조(열람자격) 문서를 열람할 수 있는 사람은 다음과 같다.
1. 모든 기록물은 교육원 직원에게 권한에 따라 공개하여야 한다. 다만, 전시 등 특별한 경우에는 사전에 문서관리부서의 장과 협의하여 대상 및 범위, 방법 등을 정하여야 한다.
2. 연구를 목적으로 하는 단체 또는 개인이 열람 요청을 하는 경우에는 공개 기록물에 한하여 열람을 허용하고, 비공개 또는 부분공개 기록물인 경우에는 열람 대상 기록물 및 열람 목적 등을 검토하여 제한적 열람으로 처리할 수 있다.
제36조(열람 시 준수사항) ① 열람은 문서고 안에서 이루어져야 하며, 업무참조 등의 사유가 있을 경우 처리부서로 반출하여 열람할 수 있다. 다만, 이 경우 반출한 문서는 문서관리부서의 문서고 관리자에게 직접 반납하여야 한다.
② 열람자는 다음 각 호에 해당하는 사항을 하여서는 아니 된다.
1. 문서의 오·파손 또는 폐기
2. 시설, 장비의 훼손 또는 파손
3. 그 밖에 열람에 방해가 되는 행위
③ 제1항의 경우를 포함한 모든 열람대상 문서는 교육원 밖으로 반출할 수 없다.
제37조(열람의 제한) 다음 각 호에 해당하는 경우에는 문서 열람을 제한할 수 있다.
1. 비밀이 해제되지 않은 문서를 열람하고자 하는 경우
2. 다른 법령에서 문서의 열람을 제한하고 있는 경우
3. 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
4. 망실 또는 파손되기 쉬운 문서인 경우
5. 그 밖에 열람이 부적합하다고 인정되는 경우
제38조(간행물의 관리) 교육원에서 발간하는 간행물에 관한 이용 및 관리는 「자료실 운영규칙」에 따른다.
제39조(기록물의 보존) ① 문서관리부서에서 인수한 문서는 문서의 형태, 처리과 등을 구분하여 문서고에 배치하여야 한다.
② 문서관리부서는 문서의 안전한 보존을 위하여 문서고의 관리책임자를 지정하며, 문서의 점검 등을 위하여 필요한 조치를 할 수 있다.
제40조(문서의 보존기간) ① 기록물의 보존기간별 분류기준은 7종으로 별표3과 같이 구분한다.
1. 영구 보존
2. 준영구(70년) 보존
3. 30년 보존
4. 10년 보존
5. 5년 보존
6. 3년 보존
7. 1년 보존
② 기록물의 보존기간은 단위업무별로 책정한다. 다만, 보존기간을 상향 또는 하향할 필요가 있다고 인정되는 경우에는 별도로 조정할 수 있다.
③ 보존기간의 기산일은 당해 문서의 처리가 완결된 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 한다.
제41조(기록물의 평가 및 폐기) ① 문서관리부서는 보존중인 문서 중 보존기관이 경과한 문서에 대하여는 생산부서 의견조회, 기록물관리 전문요원의 심사 및 제42조에 의한 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.
② 문서관리부서는 보존기간이 준영구인 보존 문서가 보존기간의 기산일로부터 70년이 경과한 경우에는 제1항에 따른 의견조회, 심사 및 심의를 거쳐 해당 문서의 보존가치를 평가하여 보존기간을 영구로 재책정하거나 보류 또는 폐기로 구분하여야 한다.
③ 문서관리부서는 제30조제3항에 따른 원본을 폐기하고 전자문서로 보존하는 경우에는 제1항에 따른 의견조회, 심사 및 심의를 거쳐 문서 원본을 폐기할 수 있다. 다만, 보존기간 30년 이상의 문서는 원본을 전자적으로 변환하여 관리하는 때로부터 3년이 지난 후 제1항에 따른 의견조회, 심사 및 심의를 거쳐 원본을 폐기할 수 있다.
④ 폐기가 확정된 문서는 지체 없이 폐기하여야 하며, 폐기방법은 다음 각 호와 같다.
1. 전자문서의 폐기는 해당 문서에 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 삭제하여야 한다.
2. 비전자문서는 개인정보 및 보안사항이 유출되지 않도록 소각, 파쇄 등의 방법으로 폐기하여야 한다.
⑤ 처리부서에서는 임의로 문서를 평가, 폐기할 수 없다.
제42조(기록물평가심의회) ① 교육원에서는 제41조에 따른 문서의 평가 및 폐기를 위하여 「공공기록물관리에 관한 법률」에 따라 민간전문가를 포함한 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 구성·운영하여야 한다.
② 심의회는 위원장 1인을 포함한 5인 이내의 위원으로 구성하되, 민간전문가 2인과 교육원 직원 3인으로 한다.
③ 심의회의 위원장은 문서관리부서의 장이 되며, 내부위원 및 민간전문가 위원은 문서의 행정적·역사적·사료적 가치 평가에 적합하다고 인정되는 자로 위촉한다.
④ 심의회에는 간사를 두며, 간사는 기록물 관리부서의 소관 업무 담당직원으로 한다.
⑤ 심의회 회의는 위원장이 소집하며, 재적위원 3분의 2 이상의 출석으로 개의하고 출석위원 3분의 2 이상의 찬성으로 의결한다.
⑥ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 평가대상 문서 및 기록물에 대한 보존기간 재책정·보류 또는 폐기
2. 기타 기록물 평가와 관련하여 문서관리부서의 장이 요청한 사항
⑦ 심의회는 필요에 따라 문서관리부서의 장이 수시로 구성·운영한다.
⑧ 위원이 회의에 출석한 때에는 예산의 범위 안에서 수당 및 기타 실비를 지급할 수 있다.
제43조(심의회 위원의 준수사항) ① 심의회 위원은 기록물평가심의 과정에서 취득한 정보를 누설하거나 관련 서류를 무단으로 유출하여서는 아니 된다.
② 심의회 위원은 심의 종료 후 기록물평가 심의 의결서에 서명하거나 날인을 하여야 한다.
제44조(민간전문가 위원의 자격) 제42조제2항에 따른 민간전문가 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자로서 교육원장이 위촉한다.
1. 「고등교육법」 제14조에 따른 대학에서 기록 관리학, 역사학, 행정학, 법학 등에 해당하는 관련분야 학과의 전임강사 이상의 교원
2. 관련분야 학회의 추천을 받은 자
3. 관련분야 연구기관의 연구원 이상의 연구자
4. 각 기록관에서 5년 이상 기록관리 업무를 담당한 자
제45조(보안관리) ① 문서관리부서의 장은 문서고 및 전산실을 통제구역으로 지정하고, 기록물 무단 반출 등에 대비하여 출입 내역을 관리하여야 한다.
② 제1항에 따른 통제구역은 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 문서관리부서의 장의 허가를 받아야 한다.
③ 문서관리부서의 장은 보안업무취급규칙에 따라 보안 관리를 철저히 하여야 한다.
④ 문서관리부서의 장은 이관 받은 비밀기록물의 안전한 보존 및 관리를 위하여 비밀취급인가를 받은 자를 배치하고, 이중잠금장치가 있는 공간을 확보하여야 한다.
제5장 업무편람
제46조(업무편람의 작성·활용) 상당기간에 걸쳐 반복적으로 행하는 업무에 대하여는 그 업무의 처리가 표준화·전문화될 수 있도록 업무편람을 작성하여 활용함을 원칙으로 한다.
제47조(업무편람의 수정 및 보완) 관련제도의 변경 등으로 업무편람의 내용을 수정 또는 보완하여야 하는 사유가 발생한 때에는 그 내용을 수정 또는 보완하여야 한다.
제48조(업무편람의 관리) 각 부서의 장은 정기 또는 수시로 부서 소관 업무에 대한 업무편람의 내용을 점검하여야 하며 업무편람은 컴퓨터 파일로 관리하여야 한다.
제6장 인장관리
제49조(인장의 종류 및 규격 등) ① 교육원의 인장은 다음 각 호와 같이 직인·법인인감과 특수인으로 구분한다.
1. 직인 : 원장·감사의 직명을 새긴 인장
2. 법인인감 : 법원에 등재된 법인명의 인장
3. 특수인 : 회계용·전자이미지직인 등 그 밖에 특수한 업무에 사용하기 위한 인장
② 인장의 종류, 규격, 용도 및 관리책임자는 별표2와 같다.
③ 원장은 전자문서에 사용하기 위하여 전자이미지직인을 전자 입력하여 사용하여야 한다.
④ 제2항에 규정되지 아니한 인장으로써 타 내규에 규정되어 있거나 업무형편상 필요한 경우에는 원장의 승인을 받아 별도로 인장을 제작하여 사용할 수 있다.
제50조(날인방법) ① 인장은 문서를 발신, 교부 또는 인증하는 직위의 명칭의 끝자가 가운데 오도록 날인 한다. 다만, 제 증명 등 민원서류를 내주는 직인의 경우에는 원장 표시의 오른쪽 여백에 찍을 수 있다.
② 계인은 발행하는 문서 또는 증명서의 중앙상단과 증명발급대장의 해당란을 접속하여 간인하며, 직인으로 계인을 대신할 수 있다.
③ 인장 인영의 색깔은 빨간색으로 한다. 다만, 전자문서를 출력하여 시행하거나 모사전송기를 통하여 문서를 접수하는 경우에는 인장 인영의 색깔을 검정색으로 할 수 있다.
제51조(인영의 내용) 인장의 인영은 한글 전서체로 하여 가로로 새기되 직위의 명칭에 "인" 또는 "의인"자를 붙인다. 다만, 제49조제4항의 규정에 의하여 특수업무를 처리하기 위한 인장은 별표2의 인장 규격을 적용하고, 그 업무의 집행을 위해서만 사용되는 것임을 인영에 표시하여야 한다.
제52조(인장의 관리) ① 인장의 관리 및 사용책임자는 당해 인장을 직접 업무에 사용하는 업무취급자에게 위임할 수 있다.
② 인장은 항상 견고한 상자에 보관하여야 하며, 화재 및 기타 비상사태 시에는 인장을 우선적으로 반출하여야 한다.
제53조(인장의 등록 및 교부) ① 모든 인장은 등록하여야 하며 등록하지 아니하면 이를 사용 할 수 없다
② 문서관리부서의 장은 제49조의 규정에 의한 인영을 인장등록대장(별지 제5호 서식) 또는 전자이미지 직인 등록대장(별지 제6호 서식)에 등록·보존·관리하여야 한다.
제54조(재등록 신청 및 폐기신고) ① 인장이 분실 또는 마멸되거나 갱신할 필요가 있는 때에는 그 사유를 들어 문서관리부서에서 인장의 재등록을 하여야 한다.
② 문서관리부서의 장은 인장을 재등록하거나 폐기하는 때에는 인영대장 또는 전자이미지직인대장에 그 사실을 기재하고 등록·보존·관리하여야 하며, 폐기된 인장이 잘못 사용되거나 유출되지 아니하도록 하여야 한다.
제55조(전자이미지직인의 등록 및 관리) ① 전자이미지직인은 문서관리부서에서 전자이미지직인등록대장(별지 제6호 서식)에 등록(재등록을 포함한다. 이하 에서 같다) 하며, 정보화 담당부서가 전자이미지직인을 컴퓨터 파일로 관리하여야 한다.
② 정보화 담당부서의 장은 전자이미지직인을 위조 또는 부정하게 사용하지 못하도록 필요한 안전장치를 하여야 한다.
③ 문서관리부서의 장은 전자이미지직인을 등록하는 경우에 일반직인의 인영을 전자이미지직인등록대장의 해당란에 찍고, 그 찍은 인영을 전자적인 이미지형태로 컴퓨터 파일에 등록한 후 이를 출력하여 전자이미지직인등록대장의 해당란에 붙여야 한다.
④ 전자이미지직인을 재등록한 경우 즉시 사용 중인 전자이미지직인을 삭제하고, 재등록한 직인의 인영을 전자이미지직인으로 전환하여 사용하여야 한다.
제56조(효력발생) 인장을 새로 새기거나 개폐할 때에는 인영대장 또는 전자이미지직인대장에 등록함으로써 효력을 발생한다. 다만, 효력발생 또는 사용 개시일을 따로 지정한 때에는 이에 따른다.
제57조(날인기록) 인장의 날인은 소정의 결재과정이 완료된 문서에 한하여 인장 날인대장(별지 제3호 서식)에 기재하고 날인한다. 다만, 일반문서의 발송용 인장의 인장날인대장은 그 기재를 생략하며, 인장의 날인 편의를 도모하기 위하여 전자적 시스템으로 작성·관리하는 경우에는 전자적 시스템으로 인장날인대장을 기록·관리하여야 한다.
제7장 사무의 인계·인수
제58조(사무의 인계·인수) ① 직원은 전보, 퇴직, 휴직, 해외여행 그 밖의 근무 상 변동으로 직무를 담당할 수 없을 때에는 해당 업무를 후임자에게 인계하여야 한다. 이 경우 사무인계·인수서(별지 제8호 서식)의 작성은 전자문서시스템을 이용할 수 있다.
② 후임자가 미정인 경우나, 그 밖의 다른 특별한 사유로 인하여 후임자에게 사무를 인계할 수 없는 사정이 있을 때에는 그 직무를 대리하는 자에게 인계하여야 하고 대리자는 후임자가 사무를 인수할 수 있게 된 때에 지체없이 이를 인계하여야 한다.
③ 보직자의 사무인계는 인계사유 발생일로부터 3일 이내에 인계인수서 3통을 작성하여 인계인수자가 1통씩 소지하고 1통은 기획조정 업무담당 부서에 제출하여야 한다.
④ 미보직 직원의 경우와 업무내용이 경미하여 사무인계인수서의 작성이 불필요한 경우 사무인계인수서의 작성을 생략할 수 있다.
제59조(인계인수서의 작성) ① 사무인계자와 인수자는 인계할 사항 전반에 대하여 인계인수서를 작성·날인하여야 한다.
② 인계인수일 현재 비치되어 있는 목록, 대장 또는 규정에 의하여 현재 상태를 확인할 수 있는 사항에 대하여는 대장에 인계인수 사실을 명시하고 인계인수서 작성을 생략할 수 있다. 이 경우 인계인수서는 "별도 ○○대장 및 ○○규정에 의한다"는 표시를 하여야 한다.
③ 금전 또는 물품의 출납, 그 밖에 회계업무에 종사하는 직원은 제1항의 서식외에도 인계 당일까지의 계산서 등을 작성하고 그 내용을 장부에 기재한 후 필요한 증빙자료를 갖추어 그 현황을 명백히 하여야 한다.
④ 공사 및 설계 등 업무의 현황을 사실대로 인계해야 할 사항은 그 절차에 관하여 건마다 구분하여 상세히 작성하여야 한다.
⑤ 제3항 및 제4항의 경우 인계자는 인수자가 필요하다고 요청하는 사항은 반드시 문서로 보완하여야 한다.
제60조(인계자의 책임) ① 인계자는 인계·인수서 작성에 있어 부속서류 내용을 검토하고 현물을 실사한 후 그대로를 인계하여야 하며, 재산의 과부족 사항, 예산집행의 과부족 등 미결사항의 인계에 있어서는 그 발생사유와 처리경위 및 대책을 건별로 명시하여야 한다.
② 제1항에 따른 과부족사유 등이 인계자의 책임일 경우와 과부족 사유 등을 알면서도 묵인하였을 경우에는 인계자는 변상책임 등이 있는 자와 연대하여 책임을 진다.
제61조(인수자의 책임) ① 인수자는 인계·인수서의 내용을 확인하여야 하며, 인수 후에 결손처분 등이 필요하거나 6개월 이내에 처리할 수 없다고 판단되는 사항에 대하여는 인계자의 상위보직자에게 그 내용을 보고하여 책임한계를 분명히 하여야 한다.
② 제1항에 따른 보고를 하지 않아 문제가 되었을 경우에는 인수자도 연대하여 책임을 진다.
제62조(확인자) 확인자는 인계·인수자의 직상위자로 사무인계·인수가 이 규정에 따라 정확히 이루어지는지 확인하고 차후 인계·인수에 발생한 문제처리에 관한 확인자가 된다.
제63조(사무인계인수 거부) ① 사무인계인수를 해야 할 당사자가 정당한 사유 없이 그 인계인수를 거부할 때에는 제62조에서 정한 확인자에게 보고한 후 그 지시에 따라 인계인수를 하여야 한다.
② 인수자는 사무의 인계내용이 사실과 다르거나 내용이 불분명하여 그대로 인수할 수 없을 때에는 인수를 거부할 수 있으며, 인계자로 하여금 즉시 또는 보완·작성하게 한 후 인수하여야 한다.
③ 제2항의 경우 인계자가 그 시정 또는 보완을 거부할 때에는 그 사유를 명시하여 확인자에게 보고한 후 그 지시에 따라 인계인수를 하여야 한다.
제8장 보 칙
제64조(세부사항) 이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 문서관리부서의 장이 따로 정할 수 있다.
부칙 부 칙 <제1호, 2020.12.4.>
제1조(시행일) 이 규칙은 2020. 12. 4.부터 시행한다.
카테고리 없음
(한국고용노동교육원) 사무관리규칙[시행 2020.12.4.] [한국고용노동교육원규정 제1호, 2020.12.4., 제정]한국고용노동교육원 기획조정팀, 031-760-7723
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