(건강보험심사평가원) 기록물관리규정
[시행 2020.5.26.] [건강보험심사평가원규정 제398호, 2020.5.26., 일부개정]
건강보험심사평가원, 033-739-2368
제1장 총칙
제1조(목적) 이 규정은 건강보험심사평가원의 투명하고 책임 있는 행정 구현과 기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용을 위하여 기록물 관리에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
제2조(적용범위) 건강보험심사평가원(이하 "심사평가원"이라 한다)의 기록물관리에 관하여 다른 법령 또는 규정에서 특별히 정한 경우를 제외하고는 이 규정에서 정하는 바에 따른다.
제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. "기록물"이란 심사평가원이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.
2. "기록물관리"란 기록물의 생산·분류·정리·이관(移管)·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.
3. "기록관"이란 기록물의 보존·관리를 위한 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위하여 전문인력을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 기구를 말한다.
4. "기록관장"이란 기록물의 관리·감독 및 기록관 운영을 총괄하는 사람을 말한다.
5. "처리부"란 심사평가원「직제규정」 제12조제2항 및「직제규정 시행세칙」 제10조 및 별표 5에 따라 분장된 업무를 수행하는 업무 처리를 주관하는 부(팀)을 말한다.
6. "전자기록물"이란 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신·수신 또는 저장되는 전자문서 등의 기록정보자료를 말한다.
7. "전자적 형태로 생산되지 않은 기록물"이란 전자기록물 외에 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·행정박물 등을 말한다.
8. "비치기록물"이란 카드·도면·대장 등과 같이 주로 사람·물품·권리관계 등에 관한 관나 확인 등에 수시로 사용되어 처리부에서 계속 비치·활용하여야 하는 기록물을 말한다.
9. "기록물철"이란 기록물관리의 기본단위로서 단위업무의 범위 안에서 관련 기록물을 편철한 1개 이상의 묶음을 말한다.
10. "단위업무"란 업무 수행의 기준이 되고, 업무 간 유사성 및 독자성을 고려하여 세분화한 업무영역단위를 말한다.
11. "전자기록생산시스템"이란 심사평가원 「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」제3조제3호 및 제12호의 전자문서시스템, 지식경영시스템 등을 말한다.
12. "기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제4조(기록물관리의 원칙) ① 기록물은 진본성(眞本性)·무결성(無缺性)·신뢰성 및 이용가능성을 보장하기 위하여 이 규정에서 정하는 기준과 절차에 따라 관리되어야 한다.
② 기록관장은 제1항에 따라 기록물관리 정책 및 절차를 수립·시행하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물이 전자적으로 생산·관리되도록 하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물도 전자적으로 관리되도록 노력하여야 한다.
제5조(기록관) ① 건강보험심사평가원장(이하 "원장"이라 한다)은 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 기록관을 설치·운영하여야 한다.
② 기록관은 경영지원 업무를 담당하는 부서에 설치·운영한다. 이 경우 경영지원 업무를 담당하는 부서의 장이 기록관장이 된다.
③ 기록관장은 다음 각 호의 업무를 총괄한다.
1. 기록물 관리에 관한 기본계획 수립·시행
2. 기록물 수집·관리 및 활용
3. 기록물 분류기준표의 관리
4. 기록물평가심의위원회의 운영 및 기록물 폐기 관리
5. 기록물의 공개 재분류
6. 보존서고 및 자료실 관리
7. 기록물 정수점검 및 실태조사
8. 본원·지원 기록물 관리에 대한 지도·감독 및 지원
9. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
10. 기록관의 시설 및 장비 관리
11. 기록관리시스템의 설치 및 운영
12. 중요 비전자기록물의 전자화
13. 기록물의 검색·열람 제공
14. 영구 기록물 또는 열람빈도가 높은 기록물의 보존매체 수록
15. 기록물 편찬·전시·홍보·연구 지원
16. 기록물에 대한 통계의 작성·관리
17. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
④ 제3항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.
⑤ 기록관장은 지원 기록물 관리를 총괄하되, 지원 운영부에서 기록관장이 정하는 세부 업무를 담당한다.
제6조(기록물관리책임자) ① 각 처리부의 장은 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 소속직원 중 기록물관리책임자를 지정하여야 한다.
② 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물 등록·관리에 관한 사항
2. 처리부별 기록물 분류기준표 작성·관리에 관한 사항
3. 단위업무별 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항
4. 기록물의 정리·보관, 생산현황 통보 및 이관에 관한 사항
5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항
6. 행정박물의 취합 및 이관에 관한 사항
7. 그 밖의 기록물 관리에 관한 사항
제7조(기록관리시스템) ① 기록관장은 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템을 운영하여야 한다.
② 기록관리시스템은 전자기록생산시스템과 연동하여 기록물 분류기준 관리, 기록물의 보존, 이관, 평가 및 폐기, 검색, 활용 등이 가능하도록 운영되어야 한다.
제8조(기록물 생산의 원칙) ① 원장은 효율적이고 책임 있는 업무수행을 위하여 업무의 입안단계부터 종결단계까지 모든 과정 및 결과가 기록물로 생산·관리될 수 있도록 업무과정에 기반한 기록물관리를 위하여 필요한 조치를 마련하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물관리를 위하여 다음 각 호의 사항을 기록물로 남겨 관리하여야 한다.
1. 공식적으로 생산 또는 접수한 기록물, 결재과정에서 발생한 수정 내용 및 이력 정보, 업무수행 과정의 보고사항, 검토사항 등의 기록물
2. 심사평가원의 제도, 사업 및 활동과 관련한 제규정, 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각 기록물
3. 원장 등 주요 직위자가 수행하는 주요 업무 활동 관련 기록물
4. 그 밖에 원장이 기록물로 관리할 필요가 있다고 인정하는 기록물
제9조(기록물의 등록) ① 원장은 업무수행 과정에서 기록물을 생산하거나 접수하였을 때에는 전자기록생산시스템으로 등록번호를 부여하여야 한다. 이 경우 등록된 사항은 임의로 삭제 또는 수정하지 못하도록 관리하여야 한다.
② 전자기록생산시스템으로 기록물 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여하는 시점은 다음 각 호에 따른다.
1. 결재권자가 결재하거나 보고받은 기록물은 결재 또는 보고가 끝난 후
2. 사진·필름류의 시청각기록물은 보존대상 기록물로 선정된 후
3. 영화·비디오·오디오류는 촬영·녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후. 다만, 편집장비를 보유하지 않은 경우는 편집되지 않은 상태의 기록물 등록
4. 접수기록물은 접수 즉시
5. 기록관이 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록한 시점
③ 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 경우 본문과 첨부물을 분리 등록하여 관리하여야 한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 생산등록번호 또는 접수등록번호에 첨부일련번호를 추가한 번호로 구성한다.
④ 전자문서 외의 기록물은 별표1의 표시방법에 따라 기록물 생산등록번호 및 접수등록번호를 표기하여야 한다.
⑤ 기록물철 및 단위업무의 등록정보를 수정하고자 하는 경우 기록관장의 승인을 받아야 하며, 수정일자, 수정내용 및 수정사유 등을 전자적으로 관리하여야 한다.
제2장 기록물의 생산
제10조(기록물의 분류) ① 원장은 업무 과정에 기반을 둔 기록물 분류기준을 작성·운영하여야 하며, 생산부서별·단위업무별로 해당 기록물을 분류하여 관리하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물 분류기준은 단위업무명, 단위업무 설명, 보존기간 및 보존기간 책정 사유, 비치기록물 해당 여부와 공개여부 및 접근권한 등의 관리기준을 포함하여야 한다.
제11조(기록물의 편철) ① 원장은 업무수행과정이 반영되도록 단위업무의 범위 안에서 1개 이상의 기록물철을 만들어 해당 기록물을 편철하여야 하며, 처리부의 장은 단위업무별 기록물철 작성기준을 정하여 기록물이 체계적으로 편철·관리되게 하여야 한다.
② 제1항에 따른 단위업무 및 기록물철의 생성·삭제 등은 기록관장의 승인이 있어야 가능하며, 전자기록생산시스템으로 기록물철 분류번호를 부여하고 등록정보를 생산·관리하여야 한다.
③ 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물은 기록물 분류기준 및 기록물 종류별 관리에 적합한 보존방법을 마련하여 안전하게 관리하여야 한다.
제12조(일반문서류의 편철 및 관리) ① 처리부에서 업무가 진행 중에 있거나 업무에 활용 중인 문서는 진행문서파일 위에서부터 아래로 사안의 발생 순서에 따라 관리한다.
② 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하되, 편철량이 많은 경우에는 동일한 분류번호 및 제목을 부여하고 분권한 후 권호수를 괄호안에 표기한다.
③ 처리완결된 일반문서류는 기록관에서 제작한 보존상자에 생산부서별·생산연도별·단위업무별·보존기간별로 넣은 후 별지 제1호서식에 따라 목록화하여 관리한다. 이 경우 보존상자의 측면에는 별표2의 항목들을 표기하여야 한다.
④ 제1항부터 제3항까지에도 불구하고 특수규격의 기록물은 별도 편철 및 관리할 수 있으며, 이 경우 기록물철 단위로 해당 기록물의 규격에 적합한 보존상자에 넣어 관리한다.
제13조(카드·도면류의 편철 및 관리) ① 비치활용이 끝난 카드류는 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리한다.
② 도면류는 기록물철 단위로 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 보존상자에 편 상태로 눕혀서 관리한다.
③ 카드류 및 도면류는 별지 제1호서식에 따라 목록화하여 관리하며, 보존봉투당 편철량은 30건 이내를 원칙으로 한다.
제14조(사진·필름류의 편철 및 관리) ① 사진·필름류는 하나의 사안을 기준으로 시간발생순으로 편집하여 기록물철로 생성하여야 하며, 여러 사안의 필름이 연결되어 있는 경우 각각의 사안을 기록물철로 구분하여야 한다.
② 사진·필름류는 별지 제1호서식에 따라 목록을 작성하고 사진·필름류 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리한다.
제15조(기록물의 정리) ① 처리부의 장은 매년 2월말까지 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철 확정 등의 기록물 정리를 하여야 하며, 기록물 정리 결과는 기록물 및 기록물철 등록정보에 반영하여야 한다.
② 기록물의 정리는 다음 각 호의 사항을 포함하여 실시한다.
1. 전자기록생산시스템에 등록되지 않은 기록물이 있는지 확인하여 누락기록물을 추가로 등록
2. 등록정보와 실제 기록물의 일치여부 확인 후 미비사항 보완
3. 보존기간, 접근권한 등을 확인하여 해당 항목의 변경이 필요한 경우 등록정보 수정
4. 미편철 기록물 및 재편철이 필요한 기록물 편철
5. 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물철을 생산부서별·생산연도별·단위업무별·보존기간별로 보존상자에 적재. 이 경우 생산연도는 해당 기록물철의 종료연도를 기준
6. 비치활용이 종료된 카드류를 보존봉투에 담아 이관할 수 있도록 편철·정리
7. 그 밖에 기록관장이 정하는 기록물 정리에 관한 사항
제16조(기록물 생산현황 통보) ① 처리부의 장은 제15조에 따른 기록물 정리 완료 후 매년 5월 31일까지 기록관장에게 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전년도 생산현황을 통보하여야 한다.
② 제1항에 따라 전년도 생산현황을 제출할 경우에는 별지 제2호서식을 작성하여 전자기록생산시스템을 통하여 제출하여야 한다.
제3장 기록물의 관리
제17조(기록물의 관리) 원장은 기록물의 보존기간, 공개여부, 비밀여부 및 접근권한 등을 분류하여 관리하여야 한다.
제18조(보존기간) ① 기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하며, 단위업무에 우선 책정한다.
② 단위업무 아래 생성된 기록물철의 보존기간은 해당 단위업무의 보존기간을 초과할 수 없으며, 보존기간별 분류기준은 별표3과 같다.
③ 보존기간별 분류기준에도 불구하고 특별히 보존기간을 달리 정할 필요가 있다고 인정되는 다음 각 호의 경우에는 예외로 할 수 있다.
1. 보존기간이 경과된 후에도 계속 보존할 필요가 있는 기록물은 보존기간 연장
2. 사업이나 감사가 진행 중이거나 소송이 계류 중인 때에는 보존기간이 경과된 후에도 해당 사업 또는 사건이 종료될 때까지 관계기록물 보존
④ 보존기간의 기산일은 단위업무별로 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 걸쳐서 진행되는 단위업무의 경우에는 해당업무가 종결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일부터 보존기간을 기산한다.
제19조(접근권한 관리) ① 원장은 생산·접수, 보존 기록물의 무결성 보장 및 비공개기록물의 체계적 관리를 위하여 접근범위를 구분하여 관리할 수 있도록 필요한 조치를 수립·시행하여야 한다.
② 접근권한은 처리부 기록물을 기준으로 기록물 내용 및 목록정보의 접근범위를 설정하여야 한다. 다만, 특별한 사유로 기록관장이 승인이 있을 경우 접근권한을 변경할 수 있다.
③ 기록관장은 전자기록생산시스템, 기록관리시스템에서 생산·보존하고 있는 기록물에 대한 접근·접근시도에 관한 사항, 이력정보 등을 관리하여야 한다. 이 경우 접근이력, 처리상황 등의 관리정보는 해당 시스템으로 자동 생성되도록 하여야 하며, 임의로 수정·삭제할 수 없어야 한다.
제20조(기록물의 이관) ① 처리부의 장은 기록물을 보존기간의 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록물철 단위로 기록관으로 이관하여야 한다.
② 제1항에도 불구하고 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 보존기간의 기산일로부터 10년의 범위 내에서 기록물철 단위로 이관시기를 연장할 수 있다. 이 경우 사전에 별지 제3호서식의 기록물이관시기 연장신청서를 제출하여야 하며, 업무 활용이 종료된 다음 연도 중에 기록관으로 이관하여야 한다.
③ 전자기록물을 이관하는 경우에는 진본성, 무결성 등이 보장될 수 있도록 이관대상 기록물을 검수(檢收)하고, 전자기록물의 생산·접수된 시점을 확인한 정보(이하 "시점확인 정보"라 한다) 등을 포함하여 이관하여야 한다.
④ 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 이관하는 경우에는 이관대상 기록물철을 생산부서별·생산연도별·단위업무별·보존기간별로 보존상자에 넣은 후 별지 제3호서식의 각 처리부별 이관기록물 목록을 기록관에 제출하여야 한다.
⑤ 기록관장은 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우, 업무를 인계인수하는 부서 간에 별지 제4호서식의 기록물인계인수서 및 해당 기록물 목록을 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 모든 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.
제21조(기록물의 보존) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 별표4의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 제20조에 따라 이관된 기록물을 기록물 형태, 처리부 등으로 구분하여 보존서고 또는 자료실에 배치하여야 한다.
③ 영구 보존으로 분류된 기록물 중 중요한 기록물이나 열람빈도가 매우 높은 기록물은 복제본을 제작하여 보존하거나 보존매체에 수록하는 등의 방법으로 이중보존하는 것을 원칙으로 한다.
④ 기록관장은 처리부 보유기록물에 대한 목록을 취합·관리하여야 한다.
제22조(전자기록물의 관리) ① 기록관장은 전자기록물의 안전하고 체계적인 관리 및 활용 등을 위하여 다음 각 호의 사항을 포함하여 관리하여야 한다.
1. 전자기록물 관리시스템의 기능·규격·관리항목·보존포맷 및 매체 등 관리 표준화에 관한 사항
2. 전자기록물 데이터 공유 및 통합 검색·활용에 관한 사항
3. 전자기록물 진본성 등의 유지를 위한 데이터 관리체계에 관한 사항
4. 전자서명 등 인증기록의 보존·활용 등에 관한 사항
5. 유관기관 간 기록물의 전자적 연계·활용 체계 구축에 관한 사항
6. 승인받지 아니한 접근, 폐기 등으로부터 전자기록물 보호 방안에 관한 사항
② 기록관장은 기록관으로 이관 종료된 전자기록물 중 보존기간이 10년 이상인 경우 문서보존포맷 및 장기보존포맷으로 변환하여 관리하고, 전자서명 및 시점확인 정보를 부여하여야 한다.
제23조(간행물의 관리) ① 심사평가원에서 생산된 간행물은 심사평가원 「도서자료관리지침」에 따라 발간등록번호를 부여받아 간행물에 표기하고 관리하여야 한다.
② 처리부의 장은 간행물을 발간하였을 때에는 지체 없이 그 간행물 3부를 기록관에 송부하여 보존·활용되도록 하여야 한다.
③ 기록관장은 제2항에 따라 송부 받은 간행물의 활용가치가 없어진 경우에는 보존용 1부를 제외한 나머지 간행물은 파기할 수 있다.
제24조(시청각기록물의 관리) ① 원장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 시청각기록물을 생산하여야 한다. 이 경우 시행 전, 시행 과정 및 시행 후의 주요상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산하여야 한다.
1. 원장 등 주요 직위자의 업무 활동
2. 타 기관·단체, 외국 등과의 협약·협정·교류·계약 등의 추진과 관련된 심사평가원의 주요 활동 및 행사
3. 「국가재정법 시행령」 제13조제1항 및 제14조에 해당하는 사업
4. 대규모 토목·건축공사 등으로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되거나 사라지게 되는 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항
5. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고로서 원장이 시청각기록물의 작성·보존이 필요하다고 인정하는 사항
6. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항
② 원장은 업무수행과 관련하여 생산한 사진·필름·테이프·비디오·음반·디스크 등 영상 또는 음성형태의 기록물을 관리하여야 한다. 다만, 일반기록물을 촬영한 마이크로필름 및 문서이미지가 수록된 광디스크 등의 보존매체와 e-Book으로 제작된 CD류와 같은 간행물, 보완자료 등을 구분하여 관리하여야 한다.
제25조(행정박물의 관리) ① 원장은 업무수행과 관련하여 생산·활용한 형상기록물로서 행정적·역사적·문화적·예술적 가치가 높은 기록물을 기록관으로 이관하여 관리하여야 한다.
② 제1항에 따라 심사평가원에서 관리해야 하는 행정박물의 범위 및 유형별 이관시기는 별표5와 같다.
③ 원장은 행정박물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 제30조제1항에 따른 절차를 거쳐 폐기할 수 있다.
1. 행정적·역사적·문화적·예술적 가치의 변동으로 인하여 영구보존의 필요성이 상실된 것으로 인정되는 경우
2. 심각한 물리적 훼손으로 복원이 불가능한 경우
제26조(비밀기록물의 관리) ① 비밀기록물은 심사평가원 「보안업무 운영세칙」에 따라 관리하며, 생산한 비밀기록물은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유 발생 시 기록관으로 이관하여야 한다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우
② 일반문서로 재분류된 비밀기록물의 이관절차는 제20조에 따른다.
제27조(개인정보가 포함된 기록물의 관리) ① 원장은 개인정보가 포함된 기록물의 생산·관리 시 본 규정에 따른 기록물 관리 절차를 준수하여야 한다.
② 개인정보가 포함된 기록물은 개인정보 보유기간이 경과한 경우에도 해당 기록물의 보존기간까지 관리하여야 하며, 제29조 및 제30조에 따라 평가 및 폐기를 수행하여야 한다.
제28조(기록물평가심의위원회) ① 원장은 보존 중인 기록물의 평가 및 폐기를 위하여 민간 전문가를 포함한 기록물평가심의위원회(이하 "위원회"라 한다)를 구성·운영하여야 한다.
② 위원회의 위원은 기록관장, 기록물 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 처리부장 및 민간 전문가 등 5명 이내로 구성하고, 2명 이상의 민간 전문가를 포함하여야 한다.
③ 위원회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.
1. 기록물의 보존기간 재책정, 폐기 및 보류에 관한 사항
2. 처리부 의견조회 및 기록물관리 전문요원 심사 결과의 적정성 여부
3. 그 밖에 보존기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항
④ 민간 전문가의 임기는 3년으로 하되 1회에 한하여 연임할 수 있으며, 처리부장은 위원회 개최 시 마다 지정한다.
⑤ 위원회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
⑥ 위원회에 출석한 외부위원에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당·여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.
제29조(기록물의 평가) ① 기록관장은 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 처리부 의견조회, 기록물관리 전문요원의 심사 및 제28조에 따른 위원회 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다. 다만, 보존기간이 경과하지 아니한 기록물일지라도 필요에 따라 보존기간 재책정을 위원회에 심의 의뢰할 수 있다.
② 제1항에 따라 처리부의 기록물 생산자(담당자)는 별지 제5호서식의 처리부 의견조회서를 작성·제출하여야 하며, 기록물관리 전문요원의 심사 및 기록물평가심의원회의 심의 결과는 별지 제6호서식의 기록물평가심의서에 작성하여 관리하여야 한다.
제30조(기록물의 폐기) ① 처리부의 장은 일체의 기록물을 폐기할 수 없으며, 기록물 폐기는 제29조에 따른 보존기간이 경과한 기록물에 대한 평가절차를 거친 후 폐기하여야 한다.
② 전자기록물을 폐기할 때에는 해당 기록물에 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 삭제하여야 하고, 기록물관리책임자, 시스템담당자, 정보보호담당자의 책임 하에 폐기하여야 한다.
③ 전자적인 형태가 아닌 기록물의 폐기는 파쇄 또는 용해 등의 방식으로 하며, 민간업체에 폐기를 의뢰하는 경우에는 정보 유출 방지를 위하여 보안서약서를 징구하여야 한다.
④ 이 규정에서 정하지 아니한 세부적인 폐기 방법 및 절차는 원장이 별도로 정한다.
제4장 기록물의 공개·열람 및 활용
제31조(기록물의 공개 여부 분류) ① 처리부의 장은 기록관으로 기록물을 이관하려는 경우에는 그 기록물의 공개 여부를 재분류하여 이관하여야 한다.
② 기록물의 공개여부 구분표시는 "공개, 부분공개, 비공개" 중 하나를 선택하여 표시하여야 한다. 부분공개 또는 비공개의 경우 해당정보를 "부분공개()" 또는 "비공개()"로 표시하여야 하며, 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항 각 호 중 해당번호를 괄호 안에 표기하여 함께 관리하여야 한다.
③ 기록관장은 비공개로 재분류된 기록물에 대하여 재분류된 연도부터 5년마다 공개 여부를 재분류하여야 한다.
④ 비공개 기록물은 생산연도 종료 후 30년이 경과하면 전부 공개를 원칙으로 한다.
제32조(기록물의 열람·대출) ① 기록물의 열람 및 대출이 필요한 경우, 별지 제7호서식의 기록물반출·반입서를 기록관장에게 제출하고 승인을 받아야 한다.
② 기록물의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지이며, 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우에는 이를 연장하거나 단축하여 운영할 수 있다.
③ 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람은 다음 각 호와 같다. 다만, 제2호 및 제3호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다. <개정 2020.5.26.>
1. 심사평가원의 직원
2. 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 사람
3. 그 밖에 기록관장의 승인을 받은 사람
제33조(기록물의 활용) 기록관장은 그 기관이 보존하고 있는 기록물의 공개 및 열람 편의를 제공하기 위하여 기록물을 정리(整理)·기술(記述)·편찬하고, 콘텐츠를 구축하는 등의 사업을 추진하여야 한다.
제5장 보안관리 및 점검
제34조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 심사평가원 「보안업무 운영세칙」에 따라 보안관리를 철저히 하여야 한다.
② 기록관 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.
③ 기록관장은 서고 관리책임자를 지정하고, 기록관 보존서고 출입대장을 갖추어 서고의 출입과 기록물의 입출고가 통제되도록 하여야 한다.
제35조(긴급사태 대비) 기록관장은 화재나 천재지변 등 비상사태에 대비하여 기록관에 대한 보안대책 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.
제6장 보칙
제36조(기록물 무단파기자 등에 대한 조치) 원장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 직원에게 징계나 그 밖에 필요한 조치를 하여야 한다.
1. 기록물을 무단으로 파기하거나 은닉·유출한 사람
2. 기록물을 고의 또는 중과실로 일부 내용이 파악되지 못하도록 손상시킨 사람
3. 비공개 기록물에 관한 정보를 목적 외의 용도로 사용한 사람
4. 업무처리 중 알게 된 비밀을 누설한 사람
부칙 부 칙 <제318호, 2017.05.30.>
이 규정은 등록한 날부터 시행한다.
부칙 부 칙 <제398호, 2020.5.26.>
이 규정은 2020년 5월 26일부터 시행한다.