(국립공원공단) 사무관리규칙
[시행 2021.8.24.] [국립공원공단규정 제538호, 2021.8.24., 타법개정]
국립공원공단, 033-769-9683
제1장 총칙
제1조(목적) 이 규칙은 국립공원공단(이하 "공단" 이라 한다.)의 사무관리에 관한 사항을 규정함으로써 사무의 간소화·표준화·과학화 및 정보화를 기하여 행정능률을 높이는 데 그 목적이 있다.
제2조(적용범위) ① 공단의 사무관리에 관하여는 다른 규정이 특별히 정한 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.
② 민원 및 보안문서에 관하여는 민원처리규칙 및 보안업무규칙을 우선하여 적용한다. <개정 2021. 8. 24.>
제3조(용어의 정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. "문서"라 함은 공단 내부 또는 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서(도면·사진·디스크·테이프·필름·슬라이드·전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다)와 공단이 접수한 모든 문서를 말한다.
2. "문서주관부서"라 함은 공단내의 문서의 분류·배부·수발업무 지원 및 보존 등 문서에 관한 사무를 주관하는 부서로 본부는 총무부, 사무소는 행정과, 연구원은 연구기획부, 연수원은 운영관리부, 기술원은 복원기획부, 사무국은 운영지원과를 말한다.
3. "문서처리부서"라 함은 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 부서로 본부는 각 처·실(부), 사무소는 과, 연구원·연수원·기술원·사무국은 부·과·센터·학교를 말한다.
4. "정보통신망"이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집·가공·저장·검색·송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.
5. "전자문서"라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송·수신 또는 저장된 문서를 말한다.
6. "서명"이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 문서(전자문서를 제외한다.)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.
7. "전자문자서명"이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.
8. "전자이미지서명"이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.
9. "전자이미지관인"이라 함은 관인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 관인을 말한다.
10. "전자문서시스템"이라 함은 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 문서의 모든 처리 절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.
11. "기관번호"라 함은 행정사무의 표준화를 위하여 이사장이 정한 행정전산망 공통 행정코드중 부서 및 소속기관별 코드번호를 말한다.
12. "누년 일련번호"라 함은 연도 구분과 관계없이 누년 연속되는 일련번호를 말한다.
13. "연도별 일련번호"라 함은 연도별로 구분하여 매년 새로 시작되는 일련번호로서 연도표시가 없는 번호를 말한다.
14. "연도표시 일련번호"라 함은 연도표시와 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이은 번호를 말한다.
15. "결재권자"라 함은 이사장 및 위임전결규칙에 의하여 이사장으로부터 결재권을 위임받은 자를 말한다.
제4조(사무관리의 원칙) 공단의 사무는 용이성·정확성·신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다.
제5조(사무의 분장) 각 처리부서의 장은 사무의 능률적 처리와 책임소재의 명확을 기하기 위하여 소관사무를 단위업무별로 분장하되, 소속직원간의 업무량이 균형되게 하여야 한다.
제6조(사무의 인계·인수) 직원의 인사발령 또는 사무분장의 조정 등의 사유로 사무를 인계·인수하는 때에는 담당사무에 관한 진행사항·관계문서·자료 기타 업무와 관련되는 사항을 구체적으로 명확하게 인수·인계하여 책임소재를 명확히 하여야 한다.
제2장 문서관리
제1절 일반사항
제7조(문서의 종류) 문서는 다음 각호와 같이 규정문서·지시문서·공고문서·비치문서·민원문서 및 일반문서로 나눈다.
1. 규정문서는 공단의 정관·규정·규칙·세칙 등 규범사항을 정한 문서를 말한다.
2. 지시문서는 지침·지시·일일명령 등 그 하급기관 또는 소속직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.
3. 공고문서는 고시·공고 등 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다.
4. 비치문서는 비치대장·비치카드 등 일정한 사항을 기록하여 내부에 비치하면서 업무에 활용할 수 있는 문서를 말한다.
5. 민원문서는 민원인이 공단에 대하여 허가·기타 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다.
6. 일반문서는 제1호 내지 제5호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.
제8조(문서작성의 원칙) 규칙 제7조의 규정에 의한 문서는 다음 각호의 구분에 따라 작성한다.
1. 규정문서는 조문형식에 의하여 작성하고 누년 일련번호를 사용한다.
2. 지시문서는 다음 구분에 의하여 작성한다.
가. 지침
상급기관이 하급기관에 대하여 장기간에 걸쳐 그 권한의 행사를 일반적으로 지시하기 위하여 발하는 명령으로서 조문형식 또는 별지 제1호서식의 시행문형식(이하 "시행문형식"이라 한다.)에 의하여 작성하고 누년 일련번호를 사용한다.
나. 지시
상급기관이 직원 또는 하급기관의 문의에 대하여 하급기관에 개별적·구체적으로 발하는 명령으로서 시행문형식에 의하여 작성하고, 연도표시 일련번호를 사용한다.
다. 일일명령
당직·출장·시간외근무·휴가 등 일일업무에 관한 명령으로서 시행문 또는 지정대장에 의하여 작성하고 연도별 일련번호를 사용한다.
3. 공고문서는 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서로서 연도표시 일련번호를 사용한다.
4. 비치문서는 비치하여 사용하는 대장류 및 카드류의 문서로서 적합한 형태의 서식으로 정하여 작성한다.
5. 민원문서 및 일반문서는 시행문형식 등에 의하여 작성하며 업무연락·통보 및 보고문 등은 내용에 따라 적합한 형식으로 작성한다.
제9조(문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 다른 규정에 특별히 정한 경우를 제외하고는 당해 문서에 대한 서명(전자문자서명, 전자이미지서명을 포함한다. 이하 같다.)에 의한 결재가 있음으로써 성립한다.
② 문서는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터 파일에 기록되는 것을 말한다.)됨으로써 그 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 공고문서에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날로부터 효력을 발생한다.
③ 민원문서를 정보통신망을 이용하여 접수·처리한 경우에는 당해 민원사항을 규정한 법령 또는 규정에서 정한 절차에 따라 접수·처리된 것으로 본다.
제10조(문서의 발신원칙) ① 문서는 전산망을 통하여 발신함을 원칙으로 한다. 단, 도면·책자·사진 등 전산망을 통하여 발신할 수 없거나 전산망에 의하여 발신할 수 없는 기관 등에 대하여는 우편 기타 방법에 의하여 발신한다.
② 문서는 직접 처리하여야 할 기관·단체·개인에게 발신한다. 다만, 필요한 경우에는 행정조직상의 계통에 따라 발신한다.
③ 사무소(연구원·연수원·기술원·사무국을 포함한다. 이하 같다.)에서 중앙행정기관 또는 외부기관에 발신하는 중요문서는 본부의 사무처리부서를 경유하여 발신하여야 한다. 다만, 단순한 자료요구·업무연락·통보·조회 등을 위한 문서 및 이사장이 승인한 문서는 그러하지 아니한다.
제11조(문서작성의 일반원칙) ① 문서는 「국어기본법」 제14조의 규정에 의한 어문규범에 맞게 한글로 작성하되 쉽고 간명하게 표현하고 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자 등 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다.
② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 한다.
③ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연·월·일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(·)을 찍어 표시하며, 시·분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니한다.
④ 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다.
제12조(문서의 전자적 처리) 이사장은 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자문서시스템상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다.
제13조(용지의 색깔 등) ① 문서에 쓰이는 용지의 색깔은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 흰색으로 한다.
② 문서는 용지의 위로부터 30밀리미터, 왼쪽으로부터 20밀리미터, 오른쪽 및 아래로부터 각각 15밀리미터의 여백을 두어야 한다.
③ 문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.
제14조(문서의 수정 등) ① 문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 삭제하거나 수정한 곳에 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 전자문서를 본문의 규정에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정전의 전자문서는 기안자·검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.
② 제1항의 규정에 의하여 문서의 일부분을 삭제 또는 수정하는 때에는 원안의 글자를 알 수 있도록 당해 글자의 중앙에 가로로 두선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는 수정한 자가 그곳에 서명 또는 날인하여야 하며, 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 때에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 시행문을 정정한 때에는 문서의 여백에 정정한 자수를 표시하고 관인을 찍어야 한다.
제15조(문서의 간인) ① 다음 각 호의 1에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서를 결재한 때에는 간인을 하여야 한다. 다만, 증명서류 등 기타 필요하다고 인정되는 문서는 간인에 갈음하여 천공방식으로 할 수 있다.
1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서
3. 허가·인가 및 등록 등에 관계되는 문서
4. 기타 결재권자가 중요하다고 인정하는 문서
② 결재권자는 제1항에 해당하는 문서를 결재하는 때에는 관인관리자는 관인으로 문서에 간인하여야 한다.
③ 전자문서의 간인은 제16조의 규정에 의한 면표시 방법 또는 발급번호기재 등의 방법으로 할 수 있다.
제16조(면표시) ① 문서의 면표시는 문건별 면수를 중앙 하단에, 문서철별 면수를 우측하단에 각각 표시하되, 2장 이상으로 이루어진 문서 중 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서의 경우에는 문건별 면수를 당해 문건의 전체 면수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시하고, 문서철별 면수는 당해 문서철의 첫 번째 면에서 시작한 그 면의 일련번호만 표시한다.
② 문건별 면수는 위로부터 아래의 순으로 부여하되 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수를 부여하여야 하며, 문서철별 면수는 표지와 색인목록을 제외한 본문부터 시작하여 면수를 부여한다.
③ 동일한 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우 2권 이하의 문서철별 면수는 전권 마지막 면수 다음의 일련번호로 시작하며, 이 경우에도 표지와 색인목록은 면수 부여 대상에서 제외 한다.
④ 문서철별 면수는 최초에 연필로 표시한 후 기록물 정리행사가 끝나면 잉크 등으로 표시한다.
제17조(문서에 대한 표시) ① 문서에 서식·금전·유가증권·참고서류 기타의 물품이 첨부되는 때에는 본문의 내용이 끝난 다음 줄에 붙임의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 2가지 이상일 때에는 제20조의 규정에 의하여 나누어 표시하여야 한다.
② 문서 및 유가증권에 금액을 표시하는 때에는 제11조의 제2호의 규정에 의하여 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음 예시와 같이 한글로 기재하여야 한다.(다른 법령 및 규정에 표시방법이 따로 있는 경우 그 법령을 따름) <예시> 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원정)
③ 기안문 및 시행문에는 가능한 한 공단의 로고·상징·마크 또는 홍보문구 등을 표시하여 공단의 이미지를 높일 수 있도록 하여야 한다.
제18조(각종 대장·서식 등의 전자관리) 규정에서 정한 각종 대장·서식 등은 특별한 사유가 없는 한 전자문서시스템 등으로 관리하여야 한다.
제2절 문서의 구성
제19조(문서의 구성) ① 기안문 및 시행문은 다음과 같이 두문·본문·결문으로 구성한다. 다만, 전자문서인 경우에는 두문·본문·결문 및 붙임으로 구성하거나 표제부와 본문부로 구성할 수 있으며, 표제부와 본문부로 구성하는 경우에는 표제부는 두문, 본문의 제목 및 결문으로, 본문부는 제목·내용 및 붙임으로 구성한다.
1. 두문은 발신기관명, 수신자로 한다.
2. 본문은 제목·내용 및 붙임으로 한다. 다만, 전자문서인 경우에는 제목 및 내용으로 할 수 있다.
3. 결문은 발신명의, 기안자·검토자·협조자·결재권자의 직위 또는 직급 및 서명(전자문자서명·전자이미지서명 및 전자서명을 포함한다. 이하 같다.), 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 우편번호·주소·홈페이지주소·전화번호·모사전송번호·직원의 공식 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.
② 문서번호는 별표 9의 부서기호와 제1항제3호의 규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호로 구성이 되며 생산등록번호와 접수등록번호는 「공공기록물관리에관한법률시행령」 제20조의 규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호로 하며, 두문의 수신자란에는 수신자명 또는 수신자기호를 쓰고 이어서 괄호안에 업무를 처리할 기관의 직위를 쓰되, 직위가 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무 담당팀장 등으로 쓴다.
③ 수신자가 많아 2인 이상으로 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우에는 두문의 수신자란에 "수신자 참조"라고 쓰고 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명 또는 수신자기호를 표시한다.
④ 제2항의 규정에 의한 수신자 기호와 제3조제11호의 규정에 의한 기관번호를 연계하고, 기관번호의 생성·폐지·변경 등의 내력이 관리되도록 하여야 한다.
⑤ 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고, 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하되, 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하여서는 아니된다.
제20조(항목의 구분) ① 문서의 내용을 2이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 때에는 다음 구분에 의하여 표시하여야 한다. 다만, 필요한 경우에는 □, ○, -, ·등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.
1. 첫째항목의 구분은 1., 2., 3., 4., ………………로 나누어 표시한다.
2. 둘째항목의 구분은 가., 나., 다., 라., …………로 나누어 표시한다.
3. 셋째항목의 구분은 1), 2), 3), 4), ……………로 나누어 표시한다.
4. 넷째항목의 구분은 가), 나), 다), 라), ………로 나누어 표시한다.
5. 다섯째항목의 구분은 (1), (2), (3), (4), ……로 나누어 표시한다.
6. 여섯째항목의 구분은 (가), (나), (다), (라), …로 나누어 표시한다.
7. 일곱째항목의 구분은 ①, ②, ③, ④, …………로 나누어 표시한다.
8. 여덟째항목의 구분은 ㉮, ㉯, ㉰, ㉱, …………로 나누어 표시한다.
9. 제2호, 제4호, 제6호 및 제8호의 경우에 하., 하), (하), ㉻ 이상 계속되는 때에는 거., 거), (거), 등으로 이어서 표기한다.
제21조(끝표시) ① 문서의 본문이 끝나면 한 자(2타) 띄우고 "끝"표시를 하며, 첨부물이 있는 때에는 붙임의 표시문 끝에 한 자 띄우고 "끝"표시를 하여야 한다.
② 본문의 내용이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 "끝"표시를 하여야 한다.
③ 연명부 등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 왼쪽 기본선에서 한 자를 띄운 후 "끝" 표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정에 의한 "끝" 표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막자의 다음 칸에 "이하빈칸" 표시를 하여야 한다.
④ 문서에 첨부되는 첨부물의 표시는 본문이 끝난 다음 줄에 붙임의 표시를 하고, 첨부물이 두 가지 이상인 때에는 항목을 구분하여 표시한다.
<예시> (본문) ------------하시기 바랍니다.
붙임×1*○○○ 계획서 1부.
2*○○○ 서류 1부.×끝.
제22조(발신명의) ① 문서의 발신명의는 이사장 명의로 한다. 다만, 사무소는 사무소장의 명의로 한다.
② 본부내의 각 부서 상호간의 발신문서는 각 부서장의 명의로 한다.
③ 위임전결규칙에 의거 전결 또는 대결한 문서를 시행하는 때에는 그 시행문의 발신명의 밑에 전결 또는 대결의 표시를 하여야 한다. 다만, 행정기관외의 자에게 시행하는 문서와 본부와 각 사무소간에 발신되는 문서는 생략할 수 있다.
④ 내부결재 문서는 발신명의를 표시하지 않는다.
제3절 기안문의 작성
제23조(문서의 기안) ① 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니한다.
② 기안문서는 별지 제1호서식, 별지 제2호서식(전자문서에 한한다. 이하 같다) 또는 별지 제3호서식(내부결재문서에 한한다. 이하 같다)에 의하되, 특별한 결재절차에 사용하는 기안용지의 서식은 따로 정하여 사용할 수 있다.
③ 기안문에는 발의자(기안하도록 지시한 자를 말하며, 기안자가 스스로 입안한 경우에는 기안자를 말한다.)와 보고자(결재권자에게 직접 보고하는 자를 말한다.)를 알 수 있도록 표시하여야 한다. 다만, 다음 각호의 문서는 이를 생략할 수 있다.
1. 검토 및 결정을 요하지 아니하는 문서
2. 제증명 발급, 회의록, 기타 단순사실을 기록한 문서
3. 일상적·반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서
④ 별지 제3호서식은 보고서·계획서·검토서 등 내부결재문서에 한하며, 시행문으로 변환하여 시행할 수 없다.
제24조(수정기안) 수신한 문서를 수정하여 기안하고자 하는 때에는 수신한 문서와 다른 색깔의 글자로 수정 또는 기입하는 방법으로 기안할 수 있다.
제25조(전자문서의 일괄기안) 전자문서의 내용이 서로 관련성이 있는 경우에는 각 안을 동시에 일괄하여 기안할 수 있다. 이 경우 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 각각 다른 생산등록번호를 사용하여 같은 일시에 시행하여야 한다.
제26조(서식에 의한 처리) 규칙 제71조제2항의 규정에 의하여 생산등록번호란·접수등록번호란·수신자란 등이 설계된 서식으로 작성한 문서는 규정에 의한 기안문을 따로 작성하지 아니하고 별표 1의 간이 결재인을 찍어 이에 결재함으로써 기안에 갈음할 수 있다.
제27조(도표 등에 의한 기안) ① 주요방침 결정과 사업계획 및 실적 등에 대한 결재 또는 보고를 위하여 작성하는 문서는 일반기안용지에 의하지 아니하고 도표 등의 형식으로 작성할 수 있다.
② 표기방법은 한글, 한자 및 외래어를 병용할 수 있다.
③ 도표 등에 의한 결재 또는 보고시에도 책임의 소재를 명백히 하기 위하여 결재 또는 공람란을 설정하여야 하며, 기안책임자, 보조기관 및 결재자가 서명하여야 한다.
제28조(작성자의 표시) 기안문에 첨부되는 계산서·통계표·도표 기타 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 문서의 여백에 작성자가 서명 또는 날인하여야 한다.
제29조(기안자 등의 표시) ① 기안한 자는 기안문의 기안자란에 서명하고, 규칙 제30조제1항 및 제2항의 규정에 의하여 검토 또는 협조한 자는 해당란에 직위 또는 직급을 쓰고 서명하되, 규칙 제30조제3항의 규정에 의하여 다른 의견을 표시하는 때에는 기안문의 해당 직위 또는 직급 다음에 "(의견 있음)"이라고 표시하고 해당 서명란에 서명하여야 한다. 이 경우 그 의견을 당해 문서의 본문의 마지막에 표시하거나 별지에 표시하여야 한다.
② 규칙 제5조의 규정에 의한 처리부서의 업무분장상 수개의 단위업무를 총괄하는 책임자(이하 "총괄책임자"라 한다.)가 있는 경우에 그 소관업무를 분담하고 있는 자(이하 "업무분담자"라 한다.)가 기안한 때에는 총괄책임자의 검토를 거쳐야 하며, 총괄책임자가 기안한 때에는 업무분담자의 의견을 들은 후 규칙 제30조 및 제32조의 규정에 의한 검토·결재 등을 받아야 한다. 다만, 총괄책임자 또는 업무분담자의 출장 등 부득이한 사유로 검토를 받을 수 없는 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다.
③ 제2항의 규정에 의하여 총괄책임자 또는 업무분담자가 기안문에 대하여 검토 등을 하는 때에는 기안문의 검토자의 서명란에 서명하되, 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 기안문의 해당 직급 또는 직위 다음에 "(의견있음)"이라고 표시하고 해당 서명란에 서명하여야 한다. 이 경우 그 의견을 당해 문서 마지막에 표시하거나 별지에 표시하여야 한다.
④ 기안문(협조문 또는 기타의 보고서식에 의하여 작성되는 모든 문서를 포함한다. 이하 같다)의 해당직위 또는 직급의 위에 발의자는 「★」표시를, 보고자는 「·」표시를 한다. 다만, 전자문서의 경우에는 발의자는 해당란에 「★」표시를 하거나 발의자가 누구인지 검색할 수 있도록 기안자·검토자 또는 결재권자의 직위 또는 직급란에 발의자 항목을 추가할 수 있으며, 전자문서로 결재하거나 결재권자에게 직접 보고하지 아니하는 경우에는 보고자의 표시를 생략한다.
제30조(검토 및 협조) ① 타부서(본부는 처·실, 사무소는 과, 연구원·연수원·기술원·사무국은 부·과·센터·학교)의 검토 및 협조를 요하는 문서는 최종결재권자의 결재를 받기 전에 보조기관의 검토 및 협조를 받아야 한다. 다만, 검토자와 협조자의 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 등 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다.
② 문서내용이 타 부서의 업무와 관련이 있는 때에는 해당부서의 협조를 받아야 한다.
③ 제1항 및 제2항의 규정에 의하여 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 당해 문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 하며, 동의할 수 없음을 이유로 문서의 회신을 지연시켜서는 아니 된다.
제31조(검토자의 수) 이사장은 결재권자의 결재에 이르기까지 검토자의 수가 2인을 넘지 아니하도록 노력하여야 한다.
제32조(결재) ① 문서는 이사장(사무소는 소장, 연구원은 원장, 연수원은 연수원장, 기술원은 기술원장, 사무국은 사무국장 이하 같다.)의 결재를 받아야 한다. 다만, 부서 간에 발신하는 문서는 부서장의 결재를 받아야 한다.
② 위임전결규정에 의하여 위임된 사항을 전결하는 경우에는 이사장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 "전결"표시를 한 후 서명하여야 한다.
③ 이사장이 휴가·출장·기타의 사유로 결재를 할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있되, 그 내용이 중요한 문서에 대하여는 이사장에게 사후에 보고하여야 한다.
④ 제3항의 규정에 의하여 위임전결사항을 대결하는 경우에는 이사장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 "전결" 표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 "대결" 표시를 하고 서명하여야 하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결하는 경우에는 이사장의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 "대결"표시를 하고 서명하여야 한다.
⑤ 제1항 및 제2항의 규정에 의한 결재시 서명란에는 서명일자를 표시할 수 있다.
제33조(검토·협조 및 결재중인 문서의 열람체계 구축) 이사장은 검토·협조 및 결재중인 전자문서를 검토자·협조자 및 결재권자가 동시에 볼 수 있도록 전자문서의 열람체계를 구축할 수 있다.
제34조(발신방법의 지정) ① 결재권자가 전신 또는 정보통신망에 의하여 시행할 문서에 결재를 함에 있어서 그 내용이 비밀사항이거나 비밀사항이 아니라도 누설되는 경우 국가안전보장, 질서유지, 경제안정, 기타 국가의 이익을 해할 우려가 있는 사항은 그 발신방법을 암호 또는 음어로 지정하여야 한다.
② 제1항의 규정에 의하여 발신방법을 지정하는 때에는 기안문 본문의 마지막란에 "암호" 또는 "음어"표시를 하여야 한다.
제35조(문서의 생산등록) 문서를 생산한 때에는 「공공기록물관리에관한법률시행규칙」 서식1의 색인목록에 등록하고, 내부결재문서인 경우에는 색인목록의 수신자란에 "내부결재" 표시를 하여야 한다.
제4절 시행문의 작성 및 발송
제36조(시행문의 작성) ① 결재를 받은 문서중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 수신자별로 시행문서(이하 "시행문"이라 한다.)를 작성하여야 한다. 다만, 관보규정에 의하여 시행문에 갈음하여 관보에 게재·공포하도록 한 문서에 대하여는 그 시행문을 1부만 작성할 수 있으며, 전신·전신타자 또는 전화로 발신하는 문서에 대하여는 시행문을 작성하지 아니한다.
② 제1항의 규정에 의한 시행문은 별지 제1호서식 또는 별지 제2호서식에 의하여 작성한다. 다만, 수신자가 행정기관이 아닌 경우와 기타 특별한 사유가 있는 때에는 문서접수란을 표시하지 아니할 수 있다.
③ 제26조 규정에 의거 기안문이 아닌 서식으로 작성한 문서를 시행하는 때에는 따로 시행문을 작성하지 아니하고 당해 문서의 발신명의란에 관인을 찍어 시행할 수 있다.
④ 장부에 의한 처리, 증명서 교부 등 관례적인 사무에 관한 문서는 기안·시행문 작성을 생략하고 그 내용을 관계 장부 및 대장에 기입하여 결재를 받아 처리할 수 있다.
⑤ 시행문을 관보게재로 갈음하는 때에는 본문의 마지막에 "이 내용에 관한 시행문은 따로 보내지 아니함" 이라고 써야 한다.
⑥ 이사장이 소속직원 또는 하부조직에 단순 업무에 관한 지시, 단순한 자료요구·업무연락·통보, 공지사항, 일일명령 등의 시행문을 정보통신망을 통하여 게시한 때에는 당해문서를 시행한 것으로 본다. 본부 부서간에 발신하는 경우에도 또한 같다.
제37조(관인날인 및 서명) ① 이사장 또는 소속기관의 장의 명의로 발신하는 문서의 시행문, 게시판 등에 고시 또는 공고하는 문서, 임용장·상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 관인(전자이미지 관인을 포함한다. 이하 같다.)을 찍거나, 당해 기관장의 서명(전자문자서명을 제외한다.)을 하고, 부서장 명의로 부서간에 발신하는 문서의 시행문에는 발신부서장이 서명한다. 다만, 전신·전신타자 또는 전화로 발신하는 문서나 관보·신문 등에 게재하는 문서에는 관인을 찍거나 서명을 하지 아니하며, 경미한 내용의 문서에는 관인을 찍는 것과 서명하는 것을 생략할 수 있다.
② 관인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 관인날인에 갈음하여 관인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.
제38조(관인생략 등) ① 규칙 제37조제1항 단서에서 "경미한 내용의 문서"라 함은 일일명령 등 단순업무처리에 관한 지시문서와 부서간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보 등을 위한 문서로서 기안자가 결정한 문서를 말한다.
② 제1항의 규정에 의한 문서에는 기안문 및 시행문의 발신명의표시의 오른쪽에 별표 2의 관인생략 또는 서명생략(부서 상호간에 발신하는 문서에 한한다)의 표시를 하여야 한다.
③ 부서 상호간에 발신하는 시행문에는 발신명의 표시의 마지막 글자 위에 서명(전자문자서명 및 전자이미지서명을 제외한다.)하여 시행하되, 필요한 경우에는 담당직원으로 하여금 발신명의인의 서명표시인을 찍어 시행하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 서명표시인을 사용하지 아니하고 전자문자서명 및 전자이미지 서명이 자동적으로 생성되게 하여 시행하여야 한다.
제39조(문서의 발송) ① 시행문은 처리부서에서 발송하되, 종이문서인 경우에는 이를 복사하여 발송하고, 전자문서인 경우에는 전자문서시스템상에서 발송하여야 한다.
② 문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편·우편·모사전송·전신·전신타자·전화 등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편·등기우편 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.
③ 처리부서의 문서수발사무를 담당하는 자(문서부서의 지원을 받아 문서를 발송하는 경우에는 문서부서의 문서수발업무를 담당하는 자를 말한다.)는 발송할 문서와 색인목록의 기재사항을 확인한 후 발송하여야 한다.
④ 제1항의 규정에 불구하고 전자문서는 공단 홈페이지 또는 임직원의 공식 전자우편주소(공단이 임직원에게 부여한 전자우편주소를 말한다. 이하 같다.)를 이용하여 공단외의 자에게 발송할 수 있다.
⑤ 인편 또는 우편으로 발송하는 문서는 문서주관부서의 지원을 받아 발송할 수 있다.
⑦ 전자문서 중 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없는 문서는 이를 출력하여 발송할 수 있다.
⑧ 관인(전자이미지관인을 제외한다.)을 찍어 시행하는 문서는 관인관리자가 관인을 찍은 후 처리부서에서 발송하여야 한다. 다만, 전자문서인 경우에는 처리부서의 문서수발업무를 담당하는 자가 전자이미지관인을 찍은 후 처리부서에서 발송하여야 한다.
⑨ 이사장은 문서를 수발함에 있어서 문서의 보안유지와 분실·훼손 및 도난방지를 위한 적절한 조치를 강구하여야 한다.
제40조(송수신사항의 기재 등) ① 모사전송 또는 전신 등의 방법으로 문서를 발신하는 때에는 기안문의 여백에 송신일시 및 송신자의 직·성명을 기재하고 시행문을 그 기안문과 함께 보관하여야 한다.
② 제1항에 의한 문서를 받은 해당기관은 모사전송기 또는 정보통신망 장애 등으로 인하여 받은 문서의 내용을 알 수 없는 경우에는 재송신을 요청하여야 하며, 재송신의 요청을 받은 때에는 "재송신"표시를 하고 송신하여야 한다.
제41조(암호 또는 음어 송신) 암호 또는 음어로 송신하여야 할 문서중 비밀로 분류된 문서의 송신은 송신자와 수신자 사이에 서로 응답이 있는 경우에 한하여 송신하여야 하며, 송신문의 제목 또는 본문의 "끝" 표시 또는 "이하 빈칸" 표시 다음에 따옴표(" ")를 하고 그 안에 비밀등급을 표시하여 송신하여야 한다.
제42조(비밀번호 등) ① 이사장은 보유하고 있는 컴퓨터에 대하여 비밀번호를 부여하여야 한다.
② 제1항의 비밀번호는 문서의 보호 및 보안유지를 위하여 수시로 변경하여야 한다.
제5절 접수문서의 처리
제43조(문서의 접수·처리) ① 문서는 문서처리부서(본부는 각 처·실, 각 사무소는 과, 연구원·연수원·기술원·사무국은 부·과·센터·학교, 항공대)에서 접수하여야 하며, 문서주관부서에서 직접 받은 문서는 「공공기록물관리에관한법률시행규칙」 서식1호의 색인목록에 기록한 후 지체 없이 문서처리부서에 이를 배부하여 접수하게 하여야 한다.
② 접수된 모든 문서에는 별표 3의 접수인을 찍고, 「공공기록물관리에관한법률시행규칙」 서식1호의 색인목록에 의한 접수등록번호와 접수일시를 기재하여야 하며, 전자문서인 경우에는 그 접수등록번호와 접수일시가 자동으로 표시되도록 하여야 한다. 다만, 제1항의 규정에 의하여 문서주관부서에서 직접 받은 문서는 문서주관부서가 접수일시를 기재하여 이를 문서처리부서로 보낸다.
③ 우편으로 발송한 문서를 접수한 경우에 발송기관의 요구가 있는 때에는 별지 제5호서식의 문서영수증을 보내주어야 하며, 인편에 의하여 접수한 문서는 문서여백에 수령일시 및 시간을 표시하고 수령자의 서명(전자문자서명 및 전자이미지서명을 제외한다.) 또는 날인하여 영수의 표시를 하여야 한다.
④감열기록방식의 모사전송기로 접수한 문서중 보존기간이 3년 이상인 경우는 당해 문서를 복사하여 접수하여야 한다.
⑤ 문서의 접수시 접수일시는 수신자에게 도달된 일시에 문서의 효력이 있으므로 문서접수인을 찍는 날을 접수일시로 기재하여서는 아니 된다.
⑥당직근무자가 문서를 받은 때에는 다음 근무시간 시작후 지체없이 이를 문서주관부서에 인계하여야 한다.
⑦ 문서처리부서의 문서수발사무를 담당하는 자는 접수된 문서를 처리담당자에게 인계하고, 처리담당자는 규칙 제44조에 해당하는 문서의 경우에는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 공람하였다는 기록이 전자문서시스템상에 자동으로 표시되도록 하여야 한다.
⑧ 제7항의 규칙에 의한 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리 담당자를 따로 지정할 수 있다.
⑨ 이사장은 정보통신망을 이용하여 공단외의 자로부터 문서를 접수할 수 있도록 필요한 조치를 할 수 있으며, 정보통신망을 이용하여 접수된 문서는 제1항 내지 제8항의 규정에 의하여 처리하여야 한다. 다만, 발신자의 주소·성명 등이 불분명한 경우에는 접수하지 아니할 수 있다.
⑩ 이사장 또는 하부조직의 장은 공단 홈페이지 또는 공단 임직원의 공식 전자우편주소를 이용하여 공단외의 자로부터 문서를 받아 문서처리부서에서 접수할 수 있다.
⑪ 민원문서의 접수 및 처리는 「민원사무처리에관한법률」과 "민원사무처리규정"이 따로 정하는 바에 의한다.
제44조(문서의 공람) 접수된 문서의 처리담당자는 다음 각 호의 문서에 해당하는 경우에는 공람할 자의 범위를 정하여 공람하게 할 수 있으며 전자문서인 경우에도 공람할 수 있게 하되 공람하였다는 기록이 전자문서시스템상에 자동으로 표시되도록 하여야 한다. 다만, 통계·설문조사 등을 위하여 각 기관으로부터 취합하는 문서는 제외한다.
1. 결재권자로부터 처리지침을 받아야 할 필요가 있는 문서
2. 민원문서
3. 다른 기관간 또는 부서간 업무협조에 관한 문서
4. 접수된 문서를 처리하기 위하여 소관사항 등 형식적인 면 또는 법률·예산 등 내용적인 면에서 검토가 필요한 문서
5. 그 밖에 임·직원의 신상, 교육훈련 등과 관련하여 임·직원이 개별적으로 또는 전체적으로 알아야 할 필요가 있는 문서
제45조(문서의 등록) 문서는 생산한 즉시 「공공기록물관리에관한법률시행규칙」 서식1호의 색인목록에 등록하고 생산등록번호를 부여하여야 한다.
제46조(문서의 배부 및 처리) ① 문서주관부서에서 받은 문서가 2이상의 문서처리부서와 관련이 있는 때에는 그 관련성의 정도가 가장 높다고 판단되는 부서에 보내야 한다. 문서처리부서에서 직접 접수한 경우에도 또한 같다.
② 경유기관은 접수한 경유문서에 대한 검토를 마친 후 다른 경유기관의 장 또는 최종 수신자에게 경유문서를 첨부한 문서를 결재권자의 결재를 받아 경유 기관의 장의 명의로 발송하여야 한다. 이 경우 경유기관의 의견이 있는 때에는 그 의견을 본문에 표시하거나 첨부하여 보내야 한다.
③ 제1항의 규정에 의하여 문서를 접수한 문서처리부서는 당해 문서를 복사하여 관련 부서에 문서처리부서의 장의 명의로 이송하여야 한다.
제47조(문서의 반송 및 재배부 등) ① 문서주관부서의 장은 접수한 문서에 형식상의 흠이 있는 때에는 그 문서의 생산등록번호·시행일자·제목과 반송사유를 명시하여 발신기관의 장에게 이를 반송할 수 있다.
② 문서처리부서는 문서주관부서로부터 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 인계받은 때에는 지체 없이 문서주관부서에 반송하여야 하며, 문서주관부서는 직제담당 부서장에게 처리부서지정을 요청한 후 당해 문서를 즉시 문서처리부서로 재배부하여야 한다. 다만, 공단의 소관업무에 속하지 않는 문서는 즉시 해당소관기관 또는 발송기관으로 반송하여야 한다.
③ 문서처리부서에서 직접 접수한 문서가 그 소관에 속하지 아니하는 경우에는 이를 지체 없이 문서주관부서에 보내어 해당 문서처리부서에 배부하도록 요청하여야 한다.
제48조(외국어로 된 문서 등에 대한 특례) 외국어로 된 문서에 대하여는 제11조 내지 제22조 및 제37조의 규정을 적용하지 아니할 수 있고, 규정문서중 법률에 관한 문서에 대하여는 이 규정의 적용을 받는 기관외의 기관에서 다른 관행이 있는 경우에는 그에 의할 수 있다.
제3장 전자이미지관인의 관리
제49조(전자이미지관인의 등록 및 관리) ① 전자이미지관인을 등록(재등록을 포함한다. 이하 이 조에서 같다.)은 별지 제7호서식의 전자이미지관인대장에 의하여 문서주관부서에 등록하고 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 문서주관부서가 전자이미지관인대장을 관리하며, 전산담당부서가 전자이미지관인을 컴퓨터 파일로 관리하여야 한다.
② 사무소에서 전자이미지관인을 등록하고자 하는 경우에는 별지 제6호서식에 의하여 등록신청을 하여야 한다.
③ 이사장은 전자이미지관인을 위조 또는 부정 사용하지 못하도록 필요한 안전장치를 하여야 한다.
④ 문서주관부서의 장은 전자이미지관인을 등록하는 경우에 인장관리규칙에 의한 일반관인의 인영을 전자이미지관인대장의 해당란에 찍고, 그 찍은 인영을 전자적인 이미지형태로 컴퓨터 파일에 등록한 후 이를 출력하여 전자이미지관인대장의 해당란에 붙여야 한다.
⑤ 전자이미지관인이 아닌 인장의 관리에 대한 제반 사항은 인장관리규칙에 따른다.
제4장 보고사무
제50조(보고의 심사) ① 공단의 하부조직으로부터 정기 또는 수시로 보고를 받고자 하는 때에는 미리 이 장에 의한 심사(이하 "보고심사"라 한다.)를 받아야 한다.
② 제1항의 규정에 불구하고 다음 각 호에 해당하는 경우에는 보고심사를 받지 아니한다. <개정 2021. 8. 24.>
1. 제규정의 해석 및 질의응답
2. 인원 차출 및 질의응답
3. 유인물·책자 및 수령증 등의 송부
4. 전문기관 및 외부기관에 시험의 의뢰
5. 각종 위원회 위촉에 따른 동의·조회 및 신원 조회
6. 소송수행에 필요한 자료 및 보고
7. 대외 상급기관의 감사에 관한 보고와 감사실의 실지감사 및 현지조사에 필요한 보고 또는 자료
8. 공단의 제 규정에 의한 관계기관과의 협의·동의 및 합의
9. 사정업무와 관련된 자료
10. 위험한 재해 및 환경오염에 관한 사항으로서 긴급을 요하는 보고
11. 보안업무규칙에 의하여 비밀로 분류된 보고
12. 기타 이사장이 특별히 정하는 보고
제51조(보고심사책임자) ① 보고관계 업무의 사전심사·조정·승인 등 보고심사에 관한 사무를 관장하기 위하여 보고심사책임자 및 분임보고심사책임자를 둔다.
② 보고심사책임자는 문서주관부서의 장이 되며, 분임보고심사책임자는 문서주관부서 소속 직원 중에서 문서주관부서의 장이 지정할 수 있다.
제52조(보고의 종류) ① 보고는 정기보고 및 수시보고로 구분한다.
② 정기보고는 정기적으로 행하여지는 보고를 말한다.
③ 수시보고는 정기보고를 제외한 보고를 말한다. 다만 동일한 사항에 대하여 1년에 3회 이내 받는 보고도 이를 수시보고로 한다.
제53조(정기보고의 지정) ① 정기보고의 지정을 받고자 하거나 서식의 변경을 하고자 할 경우에는 다음 각호의 서류를 보고심사책임자에게 제출하여 승인을 얻어야 한다.
1. 보고지정 신청서(별지 제9호서식)
2. 서식이 필요할 때에는 보고서식의 초안 2부
② 보고심사책임자는 지정된 정기보고에 대하여 연 1회 이상 그 존치의 필요성 여부를 확인하고, 조치의 필요가 없다고 인정되는 때에는 문서처리부서와의 협의를 거쳐 폐지하여야 한다.
③ 정기보고의 보고기일을 변경하고자 하는 경우 또는 정기보고의 내용중 일부만을 받고자 하는 경우에도 제1항의 규정에 준하여 보고심사를 받아야 한다.
제54조(보고요구문서의 심사) ① 수시 보고요구문서는 위임전결규칙에 불구하고 본부는 처·실장 이상, 사무소는 소장, 연구원·연수원·기술원은 원장, 사무국은 국장의 결재를 받아 시행한다.
② 보고심사책임자 또는 문서주관부서의 장은 제1항에 의한 결재를 받지 아니한 보고요구문서에 대하여는 보고심사하거나 발송조치 할 수 없으며, 별표 4의 보고심사인이 주인되지 아니한 보고요구문서를 접수한 기관의 문서주관부서의 장은 제47조제1항의 규정에 의해 시행기관에 반송하여야 한다.
③ 제1항의 규정에 의한 "보고요구문서"는 규정, 지시, 회의 기타 협조 등에 의하여 본부 각 부서 또는 사무소로부터 받는 구두·서면·모사전송·전산망 등을 통하여 요구하는 문서를 말한다.
④ 전신, 전화 또는 전산망에 의거 보고요구문서 또는 보고문서를 시행할 때에는 보고심사 승인일자 및 보고심사 승인번호를 함께 송신하여야 한다.
제55조(보고심사기준) 정기보고를 지정하거나 수시보고에 대한 보고심사를 함에 있어서는 다음 기준에 의하여 심사한다.
1. 보고목적의 타당성
2. 다른 보고와의 중복여부
3. 관계부서 등과의 사전협의 여부
4. 보고기일 또는 보고주기의 타당성
5. 보고부서 작성부서의 적정성
6. 보고서식의 합리성
7. 기존자료의 활용 가능성
8. 보고내용의 정확성
제56조(보고의 승인) ① 보고심사책임자는 기안지 상부여백에 보고심사인을 주인하고 별지 제8호서식의 수시보고 심사대장에 기재하여야 한다.
② 정기보고의 지정을 받고자 할 때에는 다음 각호의 서류를 보고심사책임자에게 제출하여야 한다.
1. 별지 제9호서식의 지정보고신청서
2. 서식이 필요한 때에는 보고서식의 초안 2부
제57조(보고기일) ① 정기보고의 보고기일은 별표 6의 보고기일표에 의한다.
② 수시보고의 보고기일은 보고하여야 할 부서 및 사무소 수, 보고내용의 난이도, 보고서 작성에 소요되는 시간, 분량, 발송방법 등을 참작하여 5일 이상 부여하여야 한다.
③ 제1항 및 제2항의 보고기일 내에 보고할 수 없는 경우에는 당해 보고기일 이전에 보고 예정일과 지연사유를 보고요구부서에 통보하여야 한다.
제58조(보고의 독촉) ① 보고요구부서의 장은 보고가 기일 내에 도착하지 않는 경우에는 다음 각호의 규정에 의하여 보고부서의 장에게 독촉장을 발부할 수 있으며, 독촉 받은 보고부서의 장은 당해 보고가 지체 없이 행하여지도록 조치를 하여야 한다.
1. 보고기일 후 3일이 경과하여도 보고가 도달하지 아니할 때에는 1차 독촉장을 발부한다.
2. 1차 독촉장에 명시된 보고기일 후 3일이 경과하여도 보고가 도착되지 아니할 때에는 2차 독촉장을 발부한다.
3. 2차 독촉장에 명시된 보고기일 후 3일이 경과하여도 보고가 도착되지 아니한 때에는 보고서를 요구한 부서의 장은 보고서를 제출하여야 할 부서의 장 또는 소속기관장에게 보고지연에 관한 경위서를 제출하여야 한다.
4. 부득이한 사정으로 지정 기일내에 보고가 불가능한 것으로 예상되는 때에는 그 제출 기한 전에 예상기일을 명시하여 중간보고를 할 수 있다.
5. 제4호의 중간보고는 1회에 한하며 예상기일은 본래의 제출기일로부터 6일을 초과할 수 없다.
6. 독촉장을 발부하는 경우에는 3일 이상의 보고기일을 부여하여야 한다.
② 보고의 독촉은 보고요구기관의 처리부서에서 행하며, 독촉장은 별지 제10호서식에 의한다.
제59조(보고자료의 관리 및 활용) 보고심사책임자는 보고자료의 공동활용을 위하여 필요하다고 인정하는 경우에는 처리부서 및 소속기관에 정기보고 또는 수시보고와 관련된 보고자료의 제출을 요구할 수 있으며, 이 경우 그 요구를 받은 기관은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 이에 응하여야 한다.
제60조(보고심사의 검토) 보고심사책임자는 매년 1회 이상 보고된 사항에 대하여 검토하여야 한다.
제5장 협조사무
제61조(부서간 업무협조) ① 각 부서(본부는 처·실, 사무소는 과, 연구원·연수원·기술원·사무국은 부·과·센터·학교를 말한다.)에서는 다음 각호의 1에 해당하는 업무를 행하고자 할 때에는 당해 업무의 기획·확정 또는 시행 전에 관련부서의 업무협조를 받아야 한다. 이 경우 그 요구를 받은 부서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 적극 협조하여야 한다.
1. 2이상의 부서에서 공동으로 행하는 것이 필요한 업무
2. 다른 부서의 지원을 필요로 하는 업무
3. 기타 다른 부서의 협의·동의 및 의견조회 등이 필요한 업무
② 업무협조를 요청함에 있어서는 그 취지와 추진계획 및 파급효과 등 당해 업무협조 사안에 대한 이해를 도울 수 있는 관계 자료를 함께 첨부하여야 한다.
제62조(문서에 의한 협조) 문서에 의한 협조를 하는 경우에는 그 기안문에 직접 관련부서의 장의 협조서명을 받고자 하는 때에는 당해 부서의 장의 협조서명에 앞서 관련 업무를 담당하는 부서와 협의하여야 한다.
제63조(회의 등에 의한 협조) ① 회의 등에 의한 협조를 요청하는 부서는 회의 등의 안건 및 관련 자료를 회의개최 5일전까지 관련 부서에 송부하여 미리 그 내용을 검토할 수 있도록 하여야 한다.
② 관련부서와의 업무협조를 종결시키고자 하는 회의 등에 참석하는 관계 직원은 회의 등의 안건에 관하여 미리 결재권자의 승인을 얻어야 하며, 필요한 때에는 문서로 의견을 제출할 수 있다.
③ 회의 등에 의한 업무협조를 요청한 부서에서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 별지 제11호서식의 회의록에 회의 등의 내용을 기록·유지하여야 한다.
제64조(공동작업반 편성 등에 의한 협조) 공동작업반 편성 등을 위한 인원의 지원을 요청받은 부서는 특별한 경우가 있는 경우를 제외하고는 이에 응하여야 한다.
제65조(전화 등에 의한 협조) 전화 등에 의한 협조를 하는 경우에는 별지 제12호서식의 전화 및 구두협조 처리문을 작성하여야 한다.
제66조(협조문서의 검토) 업무협조를 요청받은 부서에서는 다음 각호의 사항을 검토하여야 한다.
1. 협조요청 목적의 타당성
2. 협조처리기간의 적정성
3. 협조요청 내용의 명확성
4. 기타 업무량 및 경비 등의 판단
제67조(업무협조문서의 보완) ① 업무협조요청을 받은 부서가 협조요청문서에 흠이 있음을 발견한 때에는 접수한 날부터 3일 이내에 보완을 요구하여야 한다. 이 경우 보완요구사항을 구체적으로 명시하여 일괄 요구하여야 하며, 5일 이상의 보완기간을 부여하여야 한다.
② 보완요구부서는 제1항의 규정에 의한 보완기간의 만료일부터 7일이 경과하여도 보완문서가 도달되지 아니한 때에는 당해 협조요청문서를 협조요청부서에 반려할 수 있다.
제68조(업무협조의 촉구) ① 업무협조요청부서는 협조문서가 처리기간 내에 도달하지 아니한 때에는 당해 협조부서에 대하여 5일 이상의 처리기간을 부여하여 이사장이 정하는 바에 따라 협조를 촉구할 수 있다.
② 제1항의 규정에 의한 업무협조의 촉구는 별지 제13호서식에 의한다.
제6장 서식관리
제69조(서식의 제정) 공단에서 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서식으로 정하여 사용한다.
제70조(서식의 종류) 서식은 다음과 같이 일반서식·보고서식·민원서식·카드서식 및 대장서식으로 나눈다.
1. 보고서식은 보고의 내용을 기재하는 서식을 말한다.
2. 민원서식은 민원사항을 공단에 제출함에 있어서 사용하는 서식을 말한다.
3. 카드서식은 비치하여 사용하는 카드류의 서식을 말한다.
4. 대장서식은 비치대장·비치장부류에 사용하는 서식을 말한다.
5. 일반서식은 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 모든 서식을 말한다.
제71조(서식설계의 일반원칙) ① 서식에 사용되는 용지의 규격은 제11조제4항의 규정에 의한 용지의 규격과 같게 하되, 부득이한 경우에는 별표 5의 규격에 해당하는 용지를 사용한다. 다만, 증표류 또는 컴퓨터에 의한 기록서식 기타 특별한 사유가 있는 경우에는 그에 적합한 규격의 용지를 사용할 수 있다.
② 서식은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 별도의 기안문 및 시행문을 작성하지 아니하고 서식 자체를 기안문 및 시행문으로 갈음할 수 있도록 생산등록번호·접수등록번호·수신자·시행일자 및 접수일자 등의 항목을 넣어 설계한다.
③ 전자문서의 서식에 대하여는 「전자정부법 시행령」 제24조의 규정이 정하는 바에 따른다.
④ 서식에는 호적·병적·연고지조사 등의 필요가 있는 경우를 제외하고는 본적란을 설치하지 아니한다.
⑤ 민원서식에는 당해 민원사무의 처리절차·연락처·처리기간 및 전자적 처리가능여부 등을 표시하여 민원인의 편의를 도모하여야 한다.
⑥ 서식은 누구나 쉽게 이해할 수 있는 용어를 사용하여 설계하여야 하며, 불필요하거나 활용도가 낮은 항목을 넣어서는 아니 된다.
⑦ 서식은 법령에 의하여 반드시 날인하도록 정한 경우를 제외하고는 서명이나 날인을 선택적으로 할 수 있도록 설계하여야 한다.
⑧ 서식은 글씨의 크기, 항목간의 간격, 기재할 여백의 크기 등을 균형 있게 조절하여 기입항목의 식별이 쉽도록 설계하여야 한다.
⑨ 서식에는 가능한 한 공단의 로고·상징·마크 또는 홍보문구 등을 표시하여 공단의 이미지가 제고될 수 있도록 하여야 한다.
제72조(서식설계기준) 서식의 설계기준은 별표 7과 같다.
제73조(지질 및 단위당 중량 결정기준) 서식용지의 지질 및 단위당 중량을 결정하는 때에는 별표 8의 기준과 다음 사항을 참작하여야 한다.
1. 사용목적 및 빈도
2. 보존기간 및 보존방법
3. 기재방법
4. 복사방법 및 복사매수
5. 사무자동화기기의 활용여부
제74조(서식의 승인 등) ① 법령서식을 제정 또는 개· 폐하고자 할 경우에는 서식 관리부서와 협의를 거쳐 행정기관에 요청하여야 한다.
② 일반서식을 제정 또는 개정하고자 할 때에는 서식 관리부서와 협의를 거쳐 이사장의 승인을 얻어야 한다. 다만, 업무의 전산화 등으로 승인된 서식을 그대로 사용할 수 없는 경우와 단순히 자구의 수정과 활자크기, 종류 등을 변경하는 경우에는 서식제정의 근본목적을 침해하지 아니하는 범위 안에서 기재항목 또는 형식 등을 변경하거나 자구수정, 활자크기 또는 종이류 등을 변경하여 사용할 수 있으며, 이 경우 사후 통보로 승인에 갈음할 수 있다.
③ 서식 사용부서의 장은 그 서식을 폐지한 때에는 지체 없이 그 사실을 서식 관리부서의 장에게 통보하여야 한다.
제75조(서식의 승인 신청) ① 서식의 제정 또는 개정의 승인신청을 하는 때에는 별지 제14호서식의 서식제원표와 서식초안 2부를 첨부하여야 한다. 이 경우 서식초안은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 전산기기에 의하여 작성하여야 한다.
② 2이상의 부서에 관계되는 서식은 관련부서와 사전협의를 거쳐 신청하여야 한다.
제76조(승인서식 제원의 표시 및 관리) ① 서식 승인권자가 서식을 승인하는 때에는 서식승인 번호를 부여하여야 한다.
② 승인된 서식의 아래 한계선 왼쪽 밑에 서식승인번호 및 승인일자를 표시하고 아래 한계선 오른쪽 밑에 용지의 규격·지질 및 단위당 중량을 표시하는 때에는 다음의 예시와 같이 용지의 규격 다음에 괄호하여 지질 및 단위당 중량을 표시하여야 한다.
(예시) 210㎜×297㎜(일반용지 60g/㎡(재활용품))
③ 승인된 서식은 별지 제15호서식의 서식승인대장에 기록 관리하여야 한다.
제77조(서식의 전산관리) ① 서식 승인권자는 승인한 서식에 대하여 부득이한 경우를 제외하고는 전산기기에 의하여 관리하고 그에 필요한 소프트웨어를 개발·관리하고 이를 사용자에게 제공하여야 한다.
② 제1항의 규정에 의하여 관리하는 서식 중 민원의 편의를 위하여 필요하다고 인정되는 서식에 대하여는 디스크 등 저장매체에 수록하여 전산담당부서의 장에게 통보하여 지정된 정보통신망에 게재하여야 한다.
제7장 업무편람
제78조(업무편람의 작성·활용) 공단이 상당기간에 걸쳐 반복적으로 행하는 업무에 대하여는 그 업무의 처리가 표준화·전문화될 수 있도록 업무편람을 작성하여 활용함을 원칙으로 한다.
제79조(업무편람의 관리) ① 업무처리부서의 장은 정기 또는 수시로 업무편람의 내용을 점검하고 수시로 보완하여 활용할 수 있도록 하여야 하며, 사무인계·인수시에는 이를 함께 인계·인수하여야 한다.
② 단위업무에 대한 업무편람은 그 활용 및 관련성을 고려하여 공단의 전자결재시스템에 등록하여야 하며 기타 업무상 공유할 가치가 있는 정보는 국립공원종합관리시스템 등 공단의 정보시스템에 등록하여야 한다.
③ 업무편람의 활용 및 관리요령에 대하여는 이사장이 따로 정한다.
제8장 보칙
제80조(사무관리의 점검) 문서주관부서의 장이 필요하다고 인정하는 때에는 이사장의 명을 받아 본부의 각 처·실 및 소속기관에 대한 사무관리 점검을 실시할 수 있다.
제81조(문서 미등록자 등에 대한 조치) 이사장은 다음 각 호의 1에 해당하는 직원에 대하여는 징계 등 기타 필요한 조치를 할 수 있다.
1. 결재가 끝난 문서를 제45조의 규정에 따라 등록하지 아니한 자
2. 제32조제1항의 규정에 의한 결재권자의 결재를 받지 아니하고 문서를 시행하거나 동조 제2항에 의한 결재권자를 상향 또는 하향 조정하여 기안·검토 결재를 한 자와 동조 제3항에 의한 대결을 한 후 내용이 중요하여 결재권자에게 사후 보고하여야 함에도 이를 이행하지 아니한 자
3. 인장을 부당하게 사용하거나 분실한 자 또는 인장을 소홀히 관리한 자
4. 보고지연의 책임이 있는 자
5. 업무협조 지연의 책임이 있는 자
6. 결재가 끝난 문서(시행문 포함)를 보관 또는 보존 장소가 아닌 곳에 둔 자
7. 공단 정보통신망에 게시된 문서를 접수, 열람하지 아니하여 의무를 미이행한 자
부칙 부 칙 <제11호, 1987.11.18.>
이 규정은 공단설립일부터 시행한다.
부칙 부 칙 <제44호, 1992.08.18.>
① (시행일) 이 규정은 1992. 8. 18.부터 시행한다. 다만, 문서 기안문 및 시행문에 관한 사항은 1992. 12. 31.까지 혼용 사용할 수 있다.
부칙 부 칙 <제146호, 1999.03.18.>
① (시행일) 이 규칙은 1999. 3. 18.부터 시행한다.
부칙 부 칙 <제183호, 2001.06.19.>
① (시행일) 이 규칙은 2001. 7. 2.부터 시행한다.
부칙 부 칙 <제217호, 2004.12.31.>
제1조(시행일) 이 규칙은 2005. 6. 1.부터 시행한다.
제2조(다른 규정의 개정) 국립공원정보시스템운영규칙 중 다음과 같이 개정한다.
제2조 제1호 중 "문서"를 "자료"로 한다.
제28조 내지 제35조를 삭제한다.
제3조(다른 규정의 적용 등) ① 문서의 보존 및 자료관리와 폐기ㆍ정리에 관하여 구체적으로 열거되지 아니한 사항은 「공공의기록물관리에관한법률」에 의한다.
② 다른 규정에서 종전의 규칙을 인용한 경우 이 규칙에 해당하는 규정이 있을 때에는 종전의 규칙에 갈음하여 이 규칙의 해당 규정을 인용한 것으로 본다.
부칙 부 칙 <제460호, 2018.11.06.>
이 규칙은 2018년 11월 9일부터 시행한다.
부칙 부 칙 <제538호, 2021.08.24.> (보안업무규칙)
제1조(시행일) 이 규칙은 2021년 9월 1일부터 시행한다.
제2조(다른 규정의 개정) ① 사무관리규칙 일부를 다음과 같이 개정한다.
제2조제2항 중 "민원사무처리규정 및 보안업무처리규칙"을 "민원처리규칙 및 보안업무규칙"으로 한다.
제50조제2항제11호 중 "보안업무규정에"를 "보안업무규칙에"로 한다.
② <생략>